脱エクセルでの移行先の選び方を解説！【代替ツールの分類比較】

このように悩んでいる方は多いのではないでしょうか。

実は、ツール選びで失敗する原因のほとんどは、移行先を探す前に 何を解決したいか を整理できていないことにあります。Excel（エクセル）の欠点をすべてカバーできる 「完全上位互換」のツールはほぼ存在せず 、目的に合わないものを選ぶと、移行後も業務の非効率は解消されません。

この記事では、Excelを10年以上ビジネスの現場で使い続け、さまざまなツールの導入・検討を経験してきた筆者が、移行先となるツールの種類・比較・選び方をわかりやすく解説します。

吉峰

化学物質規制など新たな社内対応が必要になった際、ツール選定や運用システムの構築に取り組んだことがあります。かなりの時間を費やしましたが、「最近 導入したツールでは対応できない （ただし 使ってない機能はたくさん含まれていた ）」「新規ツールを選ぶにしても まったく候補がわからない 」となってしまった苦い経験があります。

バックオフィス業務の効率化を考えている中小企業の方は、ぜひ参考にしてみてください。

脱Excelをする場合の、目的別のオススメ移行先は以下のとおりです。

※ 「部門業務系SaaS」「業務共通基盤系SaaS」は、一般的な業界標準の分類名ではありません。本記事では分かりやすさを重視し、ツールの役割に合わせてこのように分類しています。

それぞれの詳しい選び方・比較は、この後の章で順を追って解説していきます。

「脱Excel」という言葉を聞くと、「Excelを完全にやめなければならない」と思う方も多いかもしれません。しかし、必ずしもExcelを全廃する必要はありません。

Excelと他のツールを うまく組み合わせて使い続ける「活Excel」 という選択肢もあります。

脱Excelと活Excelの違いをざっくりと整理すると、次のようなイメージです。

• 脱Excel： 代替ツールに 完全に乗り換える（脱Excelの受け皿は、業務の性質に応じて大きく4つに分類されます）
• 活Excel： Excelを使いつつ、 連携ツールを部分的に導入 して補う

吉峰

「RPAによってExcelと別アプリを連携し、業務を自動化する」というのも活Excelに相当します。

活Excelには、次のような利点があります。

「脱Excel」か「活Excel」かを、最初から完全に決める必要はありません。業務によって向き・不向きが異なるため、 一部の業務は専用ツールに完全移行しつつ、別の業務はExcelと連携して使い続ける という、ハイブリッドな運用が現実的なケースも多くあります。

まずは「どの業務に課題があるのか」を整理することが、ツール選びの第一歩です。 次の章では、移行先となる代替ツールの種類について詳しく解説します。

脱Excelの移行先となる Excelの代替ツール には、大きく分けて以下の4種類があります。基本となる4つの分類に則り、それぞれの性質を正しく理解しておきましょう。

吉峰

Excelの代替ツール候補は数多く存在するため、ツール選びだけで時間を浪費しかねません。まずは大まかな分類を知っておくだけでも、選択肢が絞りやすくなります。

特定の（部門の）業務に特化して作られた、完成品型のクラウドサービスです。経理なら経理、勤怠管理なら勤怠管理というように、その業務のためだけに設計されています。

吉峰

「会計ソフトを導入したら、税制改正への対応が自動でアップデートされて助かった」という声はよく聞きます。専門知識が必要な業務ほど、専用ツールの恩恵を受けやすいです。

「情報・ナレッジの共有と整理、円滑なコミュニケーション」など、全社・全組織で汎用的に使うことを主な目的とした完成品型のクラウドツールです。

吉峰

イメージとしては、OneNoteやEvernoteのようなものですが、ノートや情報を整理しやすいのが特徴です。

自社専用のアプリやデータ管理の仕組みを、プログラミングなし（または最小限）で現場主導で構築できるプラットフォーム（aPaaS）です。

吉峰

ノーコード/ローコードなので、Excelのマクロ/VBAでシステム開発するよりも難易度が低く、比較的、属人化・ブラックボックス化リスクが小さいです。

社内の独自業務や特殊な要件に合わせて、プログラムをゼロから書いて構築する完全社内専用のシステムです。

紹介した4種類を比較すると、以下のようになります。データベース（データ管理システム）の視点では、「ノーコード/ローコード業務アプリ」は「ノーコードWeb DB」、「フルスクラッチ開発」は「RDB」を用いたシステム開発に該当します。

吉峰

データ構造の厳格性とは「データベースとしての厳格さ（データの整合性の保ちやすさ）」を意味します。 厳格性が低い（自由度が高い）ツールは、ルールを決めないとデータが散らかりやすいので注意が必要です。

4種類のツール選びで大まかに判断するためのフローは次の通りです。

吉峰

まずは自社の業務課題を整理し、このフローに当てはめてみるのがオススメです。 次の章では、各カテゴリの代表的なツールを紹介していきます。

カテゴリ別にオススメのツールを紹介します。選定のポイントは「実際の現場で使いやすいか」です。

特定の業務に特化した機能を持つ完成品ツールです。主に以下のような領域で導入が進んでいます。

Excelのような数値集計ではなく、「社内のナレッジ共有、マニュアル化、ドキュメント主体の情報整理」をメインの目的とする場合は、このカテゴリが最適です。複数人でのリアルタイム共有に強く、ファイルが属人化・散乱するのを防ぎます。

これらの中でも、脱Excelの文脈で特に代表的な2つのツールを深掘りします。

「データの表記ゆれや誤入力を徹底的に防ぎたい」「承認（ワークフロー）機能などのシステムらしいプロセスを自動化したい」という場合は、こちらが活躍します。データベースとしての厳格さと柔軟性を両立できるプラットフォームです。

代表的なツールである「kintone」について、その詳細を見ていきましょう。

どのツールを試す場合にも共通して確認しておきたいポイントをまとめます。

ツールのスペックや詳細な機能比較は、各社の資料請求ページや公式サイトで確認できます。 複数のツールを同時に比較する場合は、一括資料請求サービスを活用すると効率的です。

脱Excelを成功させるには、いきなりツールを導入するのではなく、現状の課題を整理し、段階を踏んで進めること が大切です。大まかな流れは以下のとおりです。

吉峰

本記事では「2. ツールの選定・検証」を中心に解説しました。

各ステップの具体的な進め方や、活Excel・脱Excelの判断基準については、次の記事で詳しく解説しています。

» 脱Excelの進め方・手順解説

「脱Excel」はExcelの限界突破の方法の一つです。Excelは非常に優れたツールですが、業務が複雑になるにつれて限界が見えてきます。主な弱点は次の2点に集約できます。

Excelの問題点と限界については、以下の記事で詳しく解説しています。

» エクセルの限界とは？活/脱Excelの判断基準【向かない業務を徹底解説】

代替ツールに移行し脱Excelすることで、Excelの弱点（上記の2種類）をまとめて解消できる可能性があります。

ただし、どのツールを選ぶかによって解消できる課題の範囲は異なります。 たとえば部門業務系SaaSは属人化リスクがほぼありませんが、ノーコード/ローコード業務アプリでは複雑なカスタマイズをしすぎると属人化のリスクが一部残るので注意が必要です。

吉峰

「どの弱点を解消したいのか」を明確にしたうえで、自社に合ったツールを選ぶことが、脱Excel成功の鍵と言えます。

この記事では、脱Excelの移行先となるツールの種類と選び方を解説しました。

移行先のツールは、大きく次の4種類に分類されます。

ツールを選ぶときに大切なのは、 「何を解決したいか」を先に決める ことです。移行先を探す前に、今のExcel運用のどこに困っているかを整理しておきましょう。

吉峰

「まずは申請フローだけkintoneに移行して、集計はExcelのまま」といったスモールスタートで成果を出している企業も多くあります。

「完全移行か、部分導入か」を最初から決める必要はありません。 業務ごとに向き・不向きを見極めながら、自社に合った形で少しずつ進めていくことが、脱Excel成功の近道です。

各ツールのスペックや詳細な機能については、各社の公式サイトや無料トライアルで確認することをオススメします。複数のツールをまとめて比較したい場合は、一括資料請求サービスを活用すると効率的です。