エクセルと比較！データベースソフトおすすめ【DB製品の比較一覧】

• 「Excelよりも効率的にデータを蓄積・管理できるシステムを導入したい」
• 「データベース管理システムにはどんな種類があり、どう選べばいいかわからない」

業務規模に適したデータベースへ移行することで、データが壊れるリスクを防ぎ、データ活用を促進できます。本記事では、3カテゴリ（4分類）の機能差と、移行を検討すべき適切なタイミングを解説します。

Excelでのデータ管理に限界を感じるのは、次の6つの場面です。

• ① 複数人での同時編集 ： 複数人が同じファイルを開くと「読み取り専用」の競合 が起きます。複数人が同時に保存した場合、どちらかの変更が上書きされてデータが消える事故が多発します。
• ② 大量データの処理 ： データ件数が数万件から数十万件に達すると、ファイルの起動、ソート、フィルタ、VLOOKUP関数の実行時に フリーズや著しい速度低下 が起きます。
• ③ 複数テーブル間の複雑な連携 ： 顧客名簿、売上履歴、商品マスターなどを別ファイル・別シート間でVLOOKUP関数を使って複雑に紐付けている場合、列の挿入や保存場所の変更をきっかけに 数式エラー（#REF!など）が多発 します。
• ④ 入力データの品質維持 ： 同じ組織名でも「(株)」「株式会社」の表記ゆれや、スペースの有無の混在が起きます。この状態では、SUMIFSやCOUNTIFSなどの 集計関数が正確に機能しません 。
• ⑤ データの変更履歴・監査 ： データを誰がいつどの値から書き換えたかを 自動記録する仕組みがない ため、誤削除や改ざんが起きた際の追跡ができません。
• ⑥ ワークフローの自動化 ： データの登録・更新に連動した承認手続き（金額条件に応じた自動ルート分岐など）を、Excelの標準機能で システム化することはできません 。

上記6つの課題を踏まえ、まず自分の状況に合ったカテゴリを選びます。

• 使用者が一人または少人数で、データを整理して再利用しやすい形で蓄積していきたい → ファイル型RDB （Accessなど）
• 複数人でデータを共有・運用したい → ノーコードWebDB （kintoneなど）
• 属人化の解消やワークフローの自動化を実現したい → ノーコードWebDB（kintoneなど）
• サーバーやUIを自分で用意して、自由にシステムを構築したい（開発者向け） → サーバー型RDB （MySQL、PostgreSQLなど）

データ管理システムは、「データの保存場所」と「操作方法」によって次の4つに分類できます。

※ Googleスプレッドシートはクラウドストレージ上のファイルとして「ファイル型」に分類しています。

クラウド上のサーバーにデータ、入力画面（UI）、処理プログラムをまとめて管理する「Web型」のデータベースシステムです。ローカルPCへのインストールは不要で、Webブラウザからアクセスして使います。

単一のディスクファイルとしてデータを保持・管理するリレーショナルデータベースです。基本UI（データの操作画面）を標準搭載するAccessと、UIは持たないがSQL標準仕様に近い SQLite が代表的です。

ネットワーク（LAN/クラウド）上の専用サーバーで、データ管理用のプロセスを常時稼働させるシステムです。データの保管に完全特化しており、入力画面（UI）は付属しません。

DBMSには3カテゴリ（4分類）あります。

• ノーコードWebDB ：社内で同時編集し、プログラミングなしで承認ワークフローも自動化したい場合に選ぶ。
• Access（ファイル型） ：少人数で環境構築の手間をかけず、見やすい入力フォームや帳票も一元管理したい場合に選ぶ。
• SQLite（ファイル型） ：サーバー構築を省き、ローカルアプリ用の組み込みデータベースを無料（SQL準拠）で使いたい場合に選ぶ。
• サーバー型RDB ：数百万件以上の大量データを格納し、本格的なWebアプリや基幹システムを独自開発したい場合に選ぶ。

選択の判断基準 ：個人・小規模のデータ管理ならExcelで十分です。規模・同時利用・自動化のニーズが高まってきた段階で、上記4カテゴリから自分の目的に合ったものを選びます。

個人使用・小規模なデータを扱うだけならExcelが便利です。Excelを使ったデータ管理と活用方法のまとめは、ピラー記事を参照してください。