仕事効率化・生産性向上のための業務改善ツール【分類一覧】
- 「どのツールを選べばよいか分からない」
- 「今の業務は何を改善すればよいか分からない」
- 「自社の課題に合うツールカテゴリが分からない」
業務改善ツールの選定は、
業務改善ツールとは、
目次
日々の業務のなかで「効率が悪い」
以下に、
| 改善したい対象 | 現場の具体的な悩み | まず検討すべきツールカテゴリ |
|---|---|---|
| データ・集計 | ファイルが重くて開かない、 手動でのデータ集計やグラフ化に時間がかかる。 | データベース BIツール |
| 定型業務の手間 | データの転記やCSVの出し入れが面倒。 毎月の勤怠打刻や経費精算の手入力が負担. | RPA / iPaaS 勤怠・経費・給与SaaS |
| 営業・企業経営 | 顧客情報や商談の進捗が属人化している。 部署間で同じデータを二重入力している。 | CRM / SFA ERP |
| 情報共有・チーム管理 | タスクの進捗が見えない。 社内連絡が煩雑.独自の承認ルートを自動化したい。 | プロジェクト管理 / 文書共有 グループウェア / ワークフロー |
※課題が「ツールの機能不足（アプリ起因）
業務課題を特定した後は、
① 原因を整理する
既存のツール使用に伴う課題の多くは、
「アプリ起因」
- 例）
- 大容量のデータ処理だと重い
- 同時編集ができない
- データの整合性を維持しづらい
「設計・運用起因」
- 例）
- ツールの中身がブラックボックス化し、
属人化している - ツールの保守・メンテナンスに多くの時間を割いている
- 作成した処理ロジックに不備があり、
大きな損害が出そうだった
- ツールの中身がブラックボックス化し、
② 改善の方向性・アプローチを選ぶ
課題の原因が「アプリ起因」
「アプリ起因」
- 「汎用機能（データ管理、
分析、 自動化など） 」 を補いたい → 「補完」 アプローチ - 「業務（営業・人事など）
・特定タスク（プロジェクト管理など） に特化した機能」 を導入したい → 「置き換え」 アプローチ
「設計・運用起因」
- 運用方法の見直しだけで改善できそうなら → ツール導入なし
- システム設計を見直し、
特定ツールにより複雑化が解消されるなら → 「補完」 アプローチ（例：VBAの長いコードで実装していた処理を、 RPAでシンプルに実現） - 既製品に丸ごと移行した方が速いなら → 「置き換え」
アプローチ
ここで出てくる「補完」
- 補完：既存ツールを活かしたまま、
不足する機能を別のツールで補う改善アプローチ - 例）
データ管理をAccessで補う。 データ分析をPower BIで補う。 自動化をPower AutomateやRPAで補う。
- 例）
- 置き換え：既存ツールは基本的に使用せず、
専用ツール・業務システムへの置き換えにより改善するアプローチ - 例）
勤怠SaaSに置き換える。 ERPに置き換える。 業務アプリ開発ツールに置き換える。
- 例）
③ ツールカテゴリの候補を絞る
欲しい機能と改善アプローチ（補完/置き換え）
| 改善対象 | 補完 | 置き換え |
|---|---|---|
| 【汎用機能】 | ||
| データ管理 | データベース | 業務アプリ開発ツール |
| データ分析・可視化 | BIツール | BIツール |
| 自動化・システム連携 | RPA / iPaaS | ワークフローシステム / アドオン・個別開発 |
| 【専用・業務特化機能】 | ||
| 営業・マーケティング | - | CRM / SFA |
| バックオフィス（人事労務・会計） | 勤怠・経費・給与SaaS、 | |
| 情報共有・タスク管理 | プロジェクト管理ツール、 | |
| 自社向け業務システム | 業務アプリ開発ツール |
※ 「-」
使い方によって「補完」
ここからは、
データベース：データ管理
データベースは、
導入で得られるメリット：
- 数十万件以上のデータに対する高速な検索・書き込み処理
- データの重複を排除する正規化により、
冗長性を排除し、 更新の一貫性を保ちやすい - 複数ユーザーによる同時アクセス・同時編集時のデータ競合を制御
代表的なツール例： Microsoft Access、
BIツール：データの分析・可視化
BIツールは、
導入で得られるメリット：
- 手動でのグラフ作成、
週報・月報レポート作成作業の自動化 - クロス集計やドリルダウン（詳細データの階層的な深掘り）
による、 異常値や売上要因の即時特定
代表的なツール例： Microsoft Power BI、
RPA / iPaaS：システム連携とデータ転記の自動化
RPAは、
導入で得られるメリット：
- システム間を跨ぐ手動のデータ転記作業、
CSVファイルのダウンロード・アップロードの自動化 - 特定のトリガー（メール受信、
時間指定など） に応じた夜間・休日の自動バックグラウンド処理（主にRPA）
代表的なツール例：
- RPA： Power Automate Desktop、
UiPath、 WinActor - iPaaS： Make、
Zapier、 Workato
次に、
勤怠・経費・給与SaaS：バックオフィス業務
勤怠・経費・給与SaaSは、
導入で得られるメリット：
- 手入力による記録・手計算による集計作業時間の削減
- 電子帳簿保存法やインボイス制度などの法改正に伴うシステム改修コストの不要化（自動アップデート）
代表的なツール例： KING OF TIME、
CRM・SFA：顧客情報と商談プロセス管理
CRM・SFAは、
導入で得られるメリット：
- 営業担当者ごとの売上予測（ヨミ）
および商談プロセスのリアルタイム共有 - 担当者変更時における、
過去の商談経緯や提案資料の捜索時間・引き継ぎ工数の削減
代表的なツール例： Salesforce Sales Cloud、
ERP：基幹データの一元管理
ERPは、
導入で得られるメリット：
- 販売管理システムと会計システム間のデータ自動連携による、
月次決算の早期化 - 各部門の在庫状況、
購買データ、 売上データの一元化による、 二重入力の大幅削減
代表的なツール例： SAP S/4HANA、
プロジェクト管理ツール：タスク進捗とチーム状況の可視化
プロジェクト管理ツールは、
導入で得られるメリット：
- プロジェクト全体の遅延タスクおよびボトルネック（特定個人へのタスク集中）
の視覚的な特定 - 進捗確認ミーティングの回数削減（ツール上のステータス変更で完了するため）
代表的なツール例： Asana、
文書共有ツール：社内マニュアルとノウハウの蓄積
文書共有ツールは、
導入で得られるメリット：
- システム内の全ページを対象とした一括横断検索による、
目的のドキュメントや過去のノウハウの捜索時間の削減 - 最新版マニュアルの一元化による、
旧バージョン誤用トラブルの防止
代表的なツール例： Notion、
グループウェア：社内コミュニケーションの基盤
グループウェアは、
導入で得られるメリット：
- 会議室予約とメンバーの空き時間の同時確認・スケジューリングの効率化
- シングルサインオンによる、
各種コミュニケーションアプリへのログイン一元管理
代表的なツール例： desknet's NEO、
（ノーコード）
業務アプリ開発ツールは、
導入で得られるメリット：
- ソースコードの記述を伴わない視覚的な操作画面による、
自社の業務変更に合わせた画面・入力項目の即時修正 - 開発・設定プロセスの標準化による、
特定担当者への依存（独自コードのブラックボックス化） リスクの軽減 - 条件分岐（金額、
部署、 役職など） のデジタル化による、 申請から決裁にいたる承認プロセスの自動化と証跡（ログ） 保持
代表的なツール例： kintone、
本記事の要点は下記の通りです。
- 現状の課題整理：ツール選定に先立ち、
課題の原因が「アプリ自体の仕様制限」 によるものか、 「運用ルールやデータ設計の不備」 によるものかを切り分ける。 - アプローチの選定：既存のデータ・システムを活かす場合は「補完（データベース、
BI、 RPA/iPaaS） 」 を選択し、 業務プロセス自体を抜本的に刷新する場合は「置き換え（各種SaaS、 ERP、 業務アプリ開発ツール） 」 を選択する。 - 適合テーブルの活用：自社の改善対象が「汎用機能（データ管理・分析・自動化）
」 か「専用・業務特化機能（営業・バックオフィスなど） 」 かに応じて、 適合するツールカテゴリを絞り込む。
業務改善は、