仕事効率化・生産性向上のための業務改善ツール【分類一覧】

業務改善ツールの選定は、「課題の原因」を整理し、「補完」か「置き換え」かの方針を定めたうえで、適切なツールカテゴリを選ぶ手順で進めます。

業務改善ツールとは、業務で行うデータ管理・分析・自動化・情報共有などを効率化するシステムの総称です。本記事では、業務課題の整理方法と改善方針の考え方、用途別のツールカテゴリを一覧で解説します。自社の課題に適したツールカテゴリを判断し、改善の方向性を選定する際の参考にしてください。

吉峰

「どのツールカテゴリを選べばよいか分からない」という方は、まず下記のナビゲーターを使って、必要な機能から候補カテゴリを確認してみてください。

日々の業務のなかで「効率が悪い」と感じていても、具体的にどのツールを選べば解決できるのか迷う方は少なくありません。ツール選びの第一歩は、いま現場で起きている「課題」を正しく特定することです。

以下に、多くの企業が直面しやすい代表的な業務課題と、解決につながるツールのカテゴリをまとめました。

吉峰

課題が「ツールの機能不足（アプリ起因）」によるものか、「仕組みや運用のルール（設計・運用起因）」によるものかによって、改善のアプローチが変わります。今のツールを活かすか、丸ごと置き換えるかの判断基準は、次のフレームワークで解説します。

業務課題を特定した後は、「まず検討すべきツールのカテゴリ」を絞る必要があります。以下のフレームワークに沿って、課題の原因整理 → 改善の方向性選択 → ツールカテゴリ候補の絞り込み、の3ステップで進めてください。

既存のツール使用に伴う課題の多くは、以下のどちらかに集約されます。ツール導入の目的・解決したい課題を、この分類に沿って整理してください。

参考：Excelの限界｜アプリ起因の弱点と設計・運用起因の弱点

課題の原因が「アプリ起因」か「設計・運用起因」かによって、まず検討すべき改善の方向性が決まります。

ここで出てくる「補完」と「置き換え」とは、それぞれ以下の改善アプローチを指します。

「置き換え」を行う際は、業界標準の業務プロセスに自社を合わせていく「Fit to Standard（標準機能・標準設定で運用する考え方）」を基本に検討するのが失敗を防ぐコツです。

改善アプローチ（補完／置き換え）が決まったら、必要な機能から候補となるツールカテゴリを絞り込みます。

まずは下記のナビゲーターで、必要な機能から外とするカテゴリを確認してみてください。

ナビゲーターでは「どのカテゴリにどんな機能があるか」が分かります。

一方、同じカテゴリでも「既存ツールを活かす（補完）」のか、「専用システムへ移行する（置き換え）」のかによって選択肢は変わります。

以下の表では、改善アプローチごとの代表的なカテゴリを整理しています。

※ 「-」は、単一の代表的なツールカテゴリがない、または複数ツールの組み合わせや個別設計・開発によって実現するケースが一般的なもの。

吉峰

使い方によって「補完」にも「置き換え」にもなります。この表はあくまでもよくある使われ方の傾向としてまとめたものです。

「業務アプリ開発ツール（ノーコードWebデータベース）」は、既存のExcelデータをそのままWeb・クラウドデータベース化して「補完」する使い方も、業務プロセス全体を「置き換える」使い方も両方可能です。 BIツールなど、他のカテゴリに関しても完全に「補完」か「置き換え」かに二分できません。

「A. 補完」の場合は複数ツールの組み合わせにより自由度が高くなり、「B. 置き換え」の場合は1つのツールで完結するため保守の手間が小さく済む傾向にあります。自由度の高さと保守性とのトレードオフの関係にあると言えます。

各ツールカテゴリの概要・導入メリット・代表的なツール例を紹介します。その中でもここでは、既存ツール（Excelなど）を活かしながら、不足する機能を補う「補完」をするときに役立つカテゴリを取り上げます。

吉峰

あくまでも傾向なので、「補完」に限らず「置き換え」として導入されることもあります。

データベースは、大容量のデータをリレーショナル（表形式の関連付け）構造で保持・管理し、SQLなどによる高速なデータ抽出を可能にするシステムです。

吉峰

文書共有ツール（例：Notion）などにもデータベース機能を持つものがありますが、こちらはドキュメント管理など、より柔軟なデータ形式（NoSQLに近い性質）に向いたデータベースと言えます。

BIツール（Business Intelligenceツール）は、複数の異なるデータソース（Excelブック、データベース、クラウドサービスなど）からデータを集計し、ダッシュボード上にグラフや指標として準リアルタイムまたは定期更新で可視化するツールです。

RPA（Robotic Process Automation）は、PC画面上の操作（クリック、キーボード入力など）をシナリオ化して自動実行するソフトウェアです。iPaaS（Integration Platform as a Service）は、クラウドサービス間をAPIによって接続し、データ連携するプラットフォームです。RPAはUIを指定して動かすため幅広いツールを操作対象にでき、iPaaSはAPIで直接接続するため高速・安定に連携できる、というそれぞれのメリットがあります。

吉峰

SaaS・PaaS・iPaaSなどの用語の違いは、後述の「用語整理｜理解を助ける基礎知識」にまとめています。

企業全体の業務プロセスや専用タスクを根本から刷新（置き換え）し、運用を効率化する上で役立つツールを紹介します。既存ツールでは限界がある場合や、 運用・保守も含めて見直した方が効果的な場合は、専用ツール・業務システムへの置き換えが有効です。

吉峰

ここで紹介する「業務アプリ開発ツール」は、「補完」アプローチでも有力になります（とくにExcel使用の場合）。

勤怠・経費・給与SaaSは、打刻・シフト管理を行う勤怠管理、領収書読み取り・承認を行う経費精算、法改正（所得税・社会保険料率）に自動対応して計算を行う給与計算のバックオフィス専用クラウドサービスです。完成した業務アプリケーションを利用するSaaS（Software as a Service）の代表例と言えます。

CRM（Customer Relationship Management：顧客関係管理）・SFA（Sales Force Automation：営業支援自動化）は、顧客の属性情報（企業名、担当者、過去の接触履歴）を管理するCRM機能と、商談の進捗状況（見込み度、フェーズ、次回アクション）を管理するSFA機能を持つ営業支援システムです。勤怠・経費・給与SaaSと同じく、完成した業務アプリケーションを利用するSaaSの代表例と言えます。

ERP（Enterprise Resource Planning）は、会計、人事、生産、物流、販売などの各業務アプリケーションと承認ワークフローが一体化した統合業務システムであり、全社の基幹データを単一のデータベースで一元管理・処理できます。

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトを構成する各タスクの担当者・期限・進捗状況・依存関係を記録し、カンバン画面やガントチャートでチーム内に一元可視化・共有するツールです。

文書共有ツールは、社内規程、業務マニュアル、ノウハウなどの情報をWebブラウザ上で作成・編集（同時編集対応）し、全文検索ができる情報蓄積システムです。

グループウェアは、メール、チャット、カレンダー、Web会議、ファイル共有が単一のアカウント（共通の組織マスター）で連動し、予定の確認から会議URLの発行、資料共有までの共同作業をシームレスに行える社内情報共有基盤システムです。

業務アプリ開発ツール（aPaaS：Application Platform as a Service）は、データベース構造、画面レイアウト、プロセス（承認ルート）を、ソースコードを記述せずに（ローコード/ノーコード）自社の業務フローに合わせて構築できるシステムです。「ノーコード/ローコード業務アプリ開発ツール」「ノーコード/ローコード業務アプリ基盤」、もっと短く「ノーコードツール」と呼ばれることもあります。SaaSとは異なり「完成した業務アプリを利用する」のではなく、自社向けの業務アプリケーションを独自に構築できる点に最大の特徴があります。

吉峰

業務アプリ開発ツールは、Web・クラウドデータベースとしても機能するため「ノーコードWebデータベース」としての側面もあります。Excelよりも厳格なデータ型の定義、同時編集やアクセス権限の設定といった機能が充実しています。

上記まで紹介したツールカテゴリは、「完成した業務アプリケーションを利用するサービス」と、「自社向けの業務システムを構築・連携・自動化するサービス」に大きく分類できます。また、クラウドサービスにはSaaSやPaaSなどの似た用語も多く混乱しがちです。ここでは、ツール選定で混同しやすい用語や位置づけを整理します。

業務向けクラウドサービスは、大きく「完成した業務アプリケーションを利用するSaaS」と、「業務システムを構築・連携・自動化するプラットフォーム系サービス」に分けられます。前者は既製品を導入して業務を効率化する用途、後者は自社の業務に合わせたシステム構築や複数サービスの連携、自動化を行う用途で利用されます。

業務向けクラウドサービス
├ 📦 完成した業務アプリケーションを利用する ［SaaS］
│ ├ バックオフィス（勤怠、経費、給与、会計など）
│ ├ 営業・マーケティング（CRM、SFA、MA、顧客管理など）
│ ├ 情報共有・コラボレーション（プロジェクト管理、グループウェア、チャット、文書共有、ワークフローなど）
│ ├ IT運用（セキュリティ、監視、ID管理、ITサービス管理など）
│ └ 業界特化（医療、建設、小売、製造、教育など）
│
└ 🛠️ 業務システムを構築・運用する
   ├ アプリ開発［aPaaS］（ノーコード/ローコード業務アプリ開発、業務フロー構築）
   ├ システム連携［iPaaS］（APIなどを利用したクラウド・システム間のデータ連携）
   ├ データ基盤［Data Platform（dPaaSなど）］（データの収集・蓄積・分析・可視化）
   └ 業務自動化［RPA］（PC操作やレガシーシステムを含む業務の自動化）

吉峰

aPaaSなどの業務向けクラウドサービスが、「SaaS」と紹介されることもあります。たとえば、ノーコード/ローコード業務アプリ開発ツールを、「SaaS」と呼ぶケースです。サービスモデルとしてはSaaSとaPaaSは別の分類ですが、実際の製品には両方の特徴を備えたものも多く、境界は必ずしも明確ではありません。

クラウドサービスには、「○○ as a Service（○aaS）」という名称が多く使われます。これは「どのレイヤー（層）の機能をサービスとして提供するか」を表したものであり、代表的なものは以下のとおりです。

▼【提供形態による分類】

「○aaS」には、用途や機能に着目した呼び方もあります。

「何を導入するか（ツールカテゴリ選定）」を決めた後は、システムを「どのような手段で構築・実現するか」を決定します。

ツールカテゴリごとに、標準機能のまま使うか、それとも手を加えるかによってシステム実現方法が分かれます。以下は、実現方法とそれを適用する主な対象ツールの対応表です。

吉峰

開発・カスタマイズの自由度が高くなるほど、導入期間や初期コスト、および将来の保守費用は上昇します。まずは業務の標準化（Fit to Standard）を最優先にし、不要なアドイン・追加開発を避けて「標準利用」から検討するのがシステム構築の鉄則です。

より具体的な「標準利用・拡張・フルスクラッチ」の選定基準や、プロジェクトの進行プロセスについては、別記事「システム導入の流れ｜失敗を防ぐ9ステップとプロジェクトの進め方」で詳細しく解説しています（判断フローあり）。

ツールカテゴリや導入方法が決まったら、次は実際の活用イメージを具体化してみましょう。実際の企業がどのような課題を解決し、どのツールを活用してDXを進めているのかは、「【目的別】DX推進・IT活用事例31選」で紹介しています。

本記事の要点は下記の通りです。

業務改善は、ツール選びの前段階である「課題の整理」と「改善方針の明確化」が成否を分けます。自社に最適なツール選びの第一歩として、まずは複数製品の資料を比較検討してみてください。

どのツールカテゴリを導入するかを定めた後の、「具体的な導入手順」や「標準利用・拡張・フルスクラッチ開発（システム実現方法）の最適な選び方」については、別記事「システム導入の流れ｜失敗を防ぐ9ステップとプロジェクトの進め方」で取り扱っています。