- 「手軽に勤怠管理を始めたい」
- 「集計を自動化して、
計算の手間を減らしたい」 - 「設定変更がしやすく、
メンテナンス性の高い表を作りたい」
Excel（エクセル）
テーブル機能を使うと、
=SUM( B2:B32 )のような通常のセル参照だけでなく、
=SUM( テーブル1[列1] )のような構造化参照が使えるようになります。
この記事では、
- 勤怠管理表の基本的な作り方
- テーブル機能を活用するメリットと利便性
- Excelで勤怠管理を行う際の注意点
- Excelから勤怠管理システムへ移行を検討する目安
「ただ表を作る」
Excelのバージョン
本記事は、
環境によっては、
目次
勤怠管理表 とは、
一般的には、
出勤簿は「法定三帳簿」
出勤簿 は、
これを「法定帳簿としての法定帳簿としての 出勤簿」
従業員がExcelに自己申告で入力するだけでは、
勤怠管理表 は、
Excelで勤怠管理表を作成する手順を、
- 工程1 : 基本情報＆基本設定テーブルの作成
- 工程2 : 勤務実績テーブルの作成
- 工程3 : 月次集計テーブルの作成
未実装項目
本記事の解説では、
- 休日出勤の取り扱い
- 欠勤・早退・遅刻の詳細な内訳
- 法令遵守（36協定など）
のアラート機能
工程1：基本情報＆基本設定テーブルの作成
まず、
テーブル名 : T_基本情報
- 年 : 手入力（例：2022）
- 月 : 手入力（例：4）
- 氏名 : 手入力（例：田中 次郎）
テーブル名 : T_基本設定
- 時給 : 手入力（例：\1,400）
- 法定労働時間（1日当たり）
: 手入力（例：8:00） - 時間外割増率 : 手入力（例：25%）
テーブルの作成方法
【テーブル化の手順】
- 対象のセル範囲を選択。
- 挿入タブのテーブル（ショートカット：Ctrl + t）
をクリック。
【テーブル名の設定手順】
- テーブル内のセルを選択。
- テーブルデザインタブの左端にあるテーブル名欄に名称を入力。
工程2：勤務実績テーブルの作成
次に、
項目を入力する
必要な項目名（日付、
テーブル化する
見出し行を選択してテーブルを作成します。
テーブル名 : T_勤務実績
1行目の数式と表示形式を設定する
各列に以下の数式を入力します（1行分）
- 日付 : =DATE( T_基本情報[年], T_基本情報[月], ROW()-ROW(T_勤務実績[#見出し]) )
- 曜日 : =TEXT([@日付],"aaa")
- 出勤時間 : （実績を手入力する欄）
- 退勤時間 : （実績を手入力する欄）
- 休憩時間 : （実績を手入力する欄）
- 勤務時間 : =[@退勤時間]-[@出勤時間]-[@休憩時間]
- 時間入力を 0:00 ~ 23:59 に制限する場合 : =MOD([@退勤時間]-[@出勤時間],1)-[@休憩時間] ※1
- 通常労働時間 : =MIN(T_基本設定[法定労働時間], [@勤務時間])
- （残業時間を算出するための補助列）
- （残業時間を算出するための補助列）
- 残業時間 : =[@勤務時間]-[@通常労働時間]
表示形式も設定しておきます。
別テーブル参照時の「@」
数式入力中に別のテーブルのセルをクリック/選択すると、
別のテーブル別のテーブル の単一設定値を参照したい場合に@が入ると、
【例】
- @ あり : =T_基本設定[ @[法定労働時間] ]
- → ⚠️ 別のテーブル内の 自身と同じ行 のセルを参照
- @ なし : =T_基本設定[ [法定労働時間] ]
- → 🟢 別テーブルの 単一セル/範囲 を参照
※1 MOD関数は24:00以降の値を折り返す
MOD関数を使うと、
たとえば、
MODは、
25:00を1(24:00)で割った余りは1:00であるため、
MOD("25:00", 1) → 1:00となります。
下記の2つの式は、
- =MOD( [@退勤時間]-[@出勤時間], 1 )
- =IF( [@退勤時間]-[@出勤時間] > 0, [@退勤時間]-[@出勤時間], [@退勤時間]-[@出勤時間]+1 )
データ行を拡張する
テーブルの右下をドラッグする（オートフィル）
工程3：月次集計テーブルの作成
最後に、
テーブル名 : T_月次集計
- 合計出勤日数 : =COUNTIF(T_勤務実績[勤務時間], ">0")
- 合計勤務時間 : =SUM(T_勤務実績[勤務時間])
- 表示形式 : [h]:mm ※2
- 合計残業時間 : =MROUND(SUM(T_勤務実績[残業時間]), "1:00")
- （1時間単位で丸める例。
必要に応じて CEILING や FLOOR を使い分けます） - 表示形式 : [h]:mm ※2
- （1時間単位で丸める例。
- 総支給額 : =T_基本設定[時給]*[@合計勤務時間]*24 + T_基本設定[時間外割増率]T_基本設定[時給][@合計残業時間]*24
"*24" を入れる理由
Excelの時間計算では 「1日（24時間）
つまり「1時間 = 1/24」
*24を行うことで、
※2 書式設定 "[h]:mm" の意味
24時間を超えたときに正確な時間を表示する ためには、
書式設定を [h]:mmにします。
通常の h:mm では、
- h:mm の場合： ❌ 25時間が 1:00 と表示
- [h]:mm の場合：🟢 25時間が 25:00 と表示
丸め処理（端数処理）
勤怠管理表の利便性と精度を向上させる、
- 入力エリアの色分け
- 土日の行を自動で着色
- 0:00を非表示に
- 入力できる時間の範囲を制限
1〜3は視認性を高め、
1. 入力エリアの色分け
どこに値を入力すればよいか一目でわかるよう、
対象範囲：
- 時刻入力エリア（T_勤務実績の出勤時間 退勤時間 休憩時間列のデータ行）
- 基本情報入力エリア（T_基本情報の年 月 氏名列のデータ行）
2. 土日の行を自動で着色
条件付き書式 を使って、
2 以下を設定します。
- 対象範囲：T_勤務実績 のデータ全体
- ルール：=OR( $B2="土", $B2="日" ) （B2セルが曜日の最初のセルの場合）
- 書式：背景を塗りつぶし
条件付き書式の数式内では直接、
設定がうまく行かない場合
条件付き書式の設定を行っても、
土日の行の背景を変えられない場合があります
（すべての背景色が変わらない、
原因として、
その場合、
3. 「0:00」
実績がない日に表示される「0:00」
1 テーブル内の時間算出セル範囲（T_勤務実績の勤務時間 通常労働時間 残業時間列のデータ行）
2 設定画面で下記を設定します。
- ルール：セル値=0 / セル値="0:00"
- 書式：薄い灰色の文字色
4. 入力できる時間の範囲を制限
データの入力規則 を使い、
たとえば時間の入力欄では、
1 時刻入力エリア（T_勤務実績の出勤時間 退勤時間 休憩時間列のデータ行）
下記を設定します。
- 【設定タブ】
- 入力値の種類：時刻
- データ：次の値の間
- 開始時刻：0:00
- 終了時刻：23:59
- 【エラーメッセージタブ】
- タイトル：23:59以下で入力など
- エラーメッセージ：0:00 ~ 23:59の範囲で入力してください。など
Excelで勤怠管理表を作成した後の 基本的な運用方法 と 拡張方法 を紹介します。
基本的な運用方法：日々の時間を記録する
Excel勤怠管理表の基本的な使い方は、
- 初期設定：T_基本情報 と T_基本設定 を入力します。
- 日々の記録：T_勤務実績 の出勤時間 退勤時間 休憩時間欄に出退勤時間を入力します。
計算はすべて自動で行われます。
拡張方法：長期データの集計
今回作成した勤怠管理表は、
次のような処理の自動化が可能です。
- 各月ごとの出勤日数を一覧表示
- 年間出勤日数を集計
- 個人別に集計
Excelで勤怠管理表を作成する主なメリットは、
- ① 導入コストの低さ： コストゼロですぐ始められ、
環境構築が不要。 - ② 教育・学習コストの抑制： 多くの人が基本操作に慣れている。
- ③ カスタマイズ性の高さ： 入力項目から計算ロジック、
レイアウトまで、 自由に設定できる。 - ④ オフライン動作： インターネット環境に左右されずに作業ができる。
手軽に始められる点がExcelの大きな魅力です。
Excelには 苦手な作業や明確な限界 もあります。
Excelで勤怠管理表を作成する主なデメリットは、
- ① 入力ミスの可能性：時刻の手入力によるヒューマンエラーを完全に防げない。
- → 対応策：ショートカットの使用、
値の視覚表示
- → 対応策：ショートカットの使用、
- ② データの改ざんが容易： 誰でも数値を書き換えられ、
過去の記録に対する不正な変更操作もできてしまう。 - → 対応策：運用方法の工夫
- ③ 管理負荷と専門知識： 不具合対応や法改正への対応などをすべて自前で行う必要がある。
- ④ 「客観的な記録」
として不十分 ： 客観的記録が別途必要になる。
① 入力ミスの可能性
Excelで作った勤怠管理表では、
「実際とは異なった時刻を入力してしまう」
対策として、
② データの改ざんが容易
Excelブック（ファイル）
運用方法を工夫することで、
③ 管理負荷と専門知識
自作した勤怠管理表では、
法的な知識を常にアップデートし続けるのは、
④ 「客観的な記録」
Excel勤怠管理表を作成した だけだけ では、
参考：» 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省
管理者が直接確認（現認）
法的リスク を犯すことになるので、
Excel勤怠管理表の弱点を補うための代表的な対処法を紹介します。
- A. ショートカットの活用と値の視覚表示
- → 「① 入力ミス」
の低減に
- → 「① 入力ミス」
- B. 運用方法の工夫
- → 「② データの改ざん」
の防止に
- → 「② データの改ざん」
- C. 専用ツール（勤怠管理システム）
の導入 - → 「① ～ ④ 全デメリット」
の解消に
- → 「① ～ ④ 全デメリット」
A. ショートカットの活用と値の視覚化
勤怠管理表において、
【ショートカットキーの活用】
ショートカットキー（Ctrl + :）
数値を直接打ち込む手間が省けるため、
【値の視覚化】
条件付き書式を活用し、
桁数の間違いや極端な数値が入力された際、
具体的な視覚表現としては、
上記の方法で「入力内容の間違い」
B. 運用方法を工夫する
運用のルールを工夫することで、
データの改ざんを防ぐ運用例として、
- 例：従業員が1ヶ月分の入力を終えた後、
管理者が内容を確認し、 管理者のみがアクセス権限を持つストレージへ ファイルを移動・保管する。
「管理者が保管したファイル」
ただし、
C. 専用ツール（勤怠管理システム）
勤怠管理に特化した 勤怠管理システム を導入することで、
クラウド型の勤怠管理システムでは、
勤怠管理システム導入のメリットとしては以下があります。
- 打刻のデジタル化：手入力の機会を減らすことで、
打ち間違いによる入力ミスを抑えられます。 打刻方法やサービスの仕様によっては、 勤怠データを 客観的な記録客観的な記録 として管理しやすくなります。 - データの変更・修正権限の管理：操作範囲をユーザーごとに制限できるサービスの場合、
不正な書き換えや誤操作の防止につながります。 - 他システムとの連携や自動化：給与計算ソフトなどと連携できる場合、
転記や集計といった繰り返し作業を減らせます。 - 設計・構築の手間を抑えられる：自作ツールのような開発工数がかからず、
勤怠管理に最適化された機能を導入後すぐに利用できます。 - サービス側での機能更新：サービスによっては、
制度変更や機能改善に合わせて継続的にアップデートされます。
ただし、
勤怠管理システムへの移行を検討するなら
「Excelファイルの配布・回収が大変になってきた」
たとえば、
現在の運用で必要・役立つ機能があるか、
検討の目安
勤怠管理システムの導入を検討するタイミングとしては、
特に、
- 従業員数が増えた：勤怠ファイルの配布・回収・確認に時間がかかる
- 勤務形態が複雑になった：シフト制や変則的な勤務時間への対応が必要になった
- 打刻を手入力している：入力ミスや記録漏れが発生しやすい
- 集計作業に時間がかかる：残業時間や有給休暇などの管理項目が増えてきた
- Excelファイルの管理が負担になっている：ファイルの修正、
配布、 回収、 保存といった手作業が増えている - システムの設計や管理に時間をかけたくない：数式の修正や運用ルールの管理をできるだけ減らしたい
勤怠管理システムは、
補助金・助成金の支援が得られることも
勤怠管理システムを導入する際に、
たとえば、
- デジタル化・AI導入補助金（旧：IT導入補助金）
：ITツールを導入する費用の一部に対して国が補助する制度。 経済産業省管轄。 - 働き方改革推進支援助成金：労働環境の改善（労働時間の縮減・有給休暇の消化促進など）
の支援を目的とした制度。 厚生労働省管轄。
※ 最新の公募状況・要件は公式サイトで要確認
Excelで勤怠管理を行う際は、
小規模な組織や、
一方で、
「作成・運用・管理の負荷が大きくなった」
「Excelファイルの管理が複雑になってきた」
「勤怠データの記録方法や管理方法に不安がある」
という場合は、
専用システムでは、
ただし、
Excelでの管理を続けるか、
たとえばスマレジ・タイムカードでは、