データ一覧からの請求書の作り方を徹底解説！エクセル関数とクエリ活用【マクロ不要】

Excel（エクセル）では、マクロ/VBAを一切使わずに「関数」と「Power Query（パワークエリ）」を組み合わせることで、データの一覧から必要なデータのみを抽出して、簡単に請求書を作成する仕組みが作れます。

本記事では、汎用性が高く、誰でもメンテナンスしやすい「脱・手作業」の請求書作成フローを解説します。

吉峰

送付・受領・入金確認などを含めて請求業務全体を効率化したい場合は、クラウド請求書サービスを利用するのも手です。

Power Queryは「複数行を抽出する処理を、最も安全に実装できるExcel標準機能」です。本記事では、関数とPower Queryを併用します。

吉峰

Power Queryはデータ更新がリアルタイムではなく、[更新] 操作が必要 です。注意書きを残しておくと、運用時のトラブルを減らせます。

Power Queryを使う理由は、主に以下の2つです。

「1つの条件（請求書Noなど）に対して、複数行のデータを抽出し、まとめて出力する」処理において、Power Queryは非常に有用です。

吉峰

今回はPower Queryを、FILTER関数のような感覚で「条件に合う行だけを抜き出す」用途として活用します。

Power Query は、習得難易度が低い点も大きなメリットです。操作のほとんどが画面上のマウス操作（クリックやメニュー選択）で完結し、処理の工程が「ステップ」として表示されるため、後から見直しても内容を把握しやすくなっています。

一方で マクロ/VBA は自由度が高い反面、コード記述が前提となり、属人化・ブラックボックス化しやすい というリスクがあります。

単純な処理のみを行う場面では、関数を積極的に使用します。複雑なネスト構成でなければ、理解・修正が容易で扱いが楽なためです。

吉峰

ここでは XLOOKUP 関数をメインに使用していますが、VLOOKUP や MATCH + INDEX 関数でも問題ありません。

ここでは、データ一覧「請求書明細」の中から、指定した「請求書No」に該当する行（レコード）のみを抽出します。

具体的には、Power Queryを使って「請求書No」を記入した P_請求書No テーブルの横に、T_請求書明細 テーブルを連結（マージ / 関連付け）します。

VLOOKUP や FILTER 関数で行っている処理をPower Queryでまとめて実施し、複数行を一度に出力するイメージです。

商品マスタ（M_商品テーブル）と得意先マスタ（M_得意先テーブル）も用意し、入力補助機能を追加します。

• M_商品 → T_請求書明細 の関連付け
  • 商品IDをドロップダウンリストから選択可能（データの入力規則）
  • 商品ID選択時に、品名・単価などを自動入力（XLOOKUP関数）
• M_得意先 → P_得意先ID の関連付け
  • 得意先IDをドロップダウンリストから選択可能
  • 得意先情報（住所・担当者など）を自動入力（XLOOKUP関数）

※ P_得意先ID ：書類で使用する得意先IDを1つ指定する欄

本記事では、請求書作成システムを「4つの工程」に分けて構築します。

この工程は最も重要です。この出力テーブルを前提に、以降の工程は進みます。

Power Queryを使い、T_請求書明細 テーブルから必要な請求書Noのデータのみを抽出 し、テーブルとして出力します。

STEP.1

テーブルの準備

1つのExcelブックの異なるシートに、次の2つのテーブルを用意します。

• T_請求書明細：請求書の明細データ（複数分の書類データを含む）
• P_請求書No：請求書Noの記入欄

テーブルの作成方法

【テーブル化の方法】

1. テーブルにするセルを選択。
2. 挿入タブのテーブル（Ctrl + t）を選択。

【テーブル名の設定方法】

1. テーブルのセルを選択。
2. [テーブルデザイン] タブの [テーブル名] 欄にテーブル名を入力

STEP.2

T_請求書明細をPower Queryに事前取り込み

テーブルT_請求書明細を、事前にPower Query内に取り込みます。

1. 

   テーブルのセルを選択し、[データ] タブの [テーブルまたは範囲から] をクリック

2. 

   Power Queryエディターで [閉じて次に読み込む…]をクリック

3. 

   [接続の作成のみ] を選択して [OK] をクリック

STEP.3

T_請求書明細とP_請求書Noをマージ

テーブルP_請求書NoをPower Queryで取り込み、P_請求書NoとT_請求書明細の2つのテーブルを横方向に結合します。

1. 

   対象のセルを選択し、[データ] タブの [テーブルまたは範囲から] をクリックします。

2. 

   Power Queryエディターで [P_請求書No] が選択されていることを確認し、[クエリのマージ] をクリックします。

3. 

   [マージ] 画面で [T_請求書明細] を選択し、双方の [請求書No] 列をクリックして紐付けたら、結合の種類（[左外部]）を確認して [OK] をクリックします。

吉峰

行っていることは VLOOKUP のように、検索値に基づいてデータを関連付けているだけです。

STEP.4

結合列の展開

P_請求書Noテーブルに、新規に追加された列を展開します（不要な列は削除）。

結合列を展開し、必要な列だけを選択します。不要な列はチェックを外して削除します。

STEP.5

出力テーブルの整形

必要に応じて、テーブルの出力時に不要となる列の削除、列名の変更や列の入れ替えを行います。下記は例です。

STEP.6

出力テーブルの配置

Power Queryで作成したテーブルをシートに配置します。

[閉じて読み込む] をクリックし、Power Queryエディターを閉じます。

[データのインポート] ダイアログで [テーブル] を選択し、出力先（配置したい位置の左上のセル）を指定して出力します。

吉峰

テーブルの近くに注意書きを残しておくと安心です。

工程1の出力テーブルを基に、請求書としての体裁を整えます。

STEP.1

出力テーブルの列幅の自動変更をOFFに設定

Power Queryで出力したテーブルは、デフォルトではデータ更新のたびに列幅が自動調整されてしまいます。レイアウト崩れを防ぐため、この機能を無効化します。

STEP.2

書類フォーマットの用意

請求書の書類フォーマットをブック内に用意し、工程1の「出力テーブル」と「P_請求書Noテーブル」を同一シート内に配置します。レイアウト調整 では、出力テーブル（明細）の列幅を基準にし、その他の項目（宛名や合計欄など）を微調整します。

整形のコツ

文字の配置（右/左/中央揃え）、インデント、表示形式（通貨や日付）を設定します。
出力テーブルの列に拘束されない要素を挿入したい場合は、図形や [リンクされた図] も活用できます。

STEP.3

入力エリアと出力エリアで分割

「入力エリア：作業を行う場所」と「出力エリア：印刷・PDF出力される場所」を[ウィンドウ枠の固定] 機能で視覚的に分離し、操作性を高めます。

STEP.4

出力エリアに印刷範囲を設定

入力用の設定欄などが印刷・PDF出力範囲に含まれないよう、印刷範囲を請求書として出力したい範囲のみに限定します。

印刷範囲に設定したいセル列（出力エリア）を選択し、[ページレイアウト] タブの [印刷範囲] > [印刷範囲の設定] をクリックします。

印刷範囲に設定したいセル列（出力エリア）を選択した状態で、[ページレイアウト] タブの [拡大縮小印刷] > [横] を 1ページ に設定します。

[改ページプレビュー] 表示にして、書類の出力エリアのみが印刷範囲に設定されていることが確認できたらOKです。

STEP.5

印刷設定の微調整

印刷・PDF出力時にレイアウトが崩れないよう、仕上げのカスタマイズ（横方向の中央寄せ設定）を行います。

ここからは「入力補助」の機能を実装します。商品マスタ（M_商品）と連携させて、商品IDを選択できる機能 と 品名や単価を自動で埋める機能 を構築します。

STEP.1

テーブルの準備

商品情報を管理するマスタデータを準備し、テーブル化（名前：M_商品）をしておきます。

STEP.2

テーブルの列の [名前の定義]

[数式] タブの [名前の定義] をクリックし、商品ID 列の設定を行います。プルダウンメニュー（[データの入力規則]）を設定するときに、構造化参照（テーブル参照）を使用できるようにするためです。

• 名前：商品ID
• 参照範囲：=M_商品[商品ID]

なぜ [名前の定義] が必要？

Excelの仕様上、後述する [データの入力規則] では、
構造化参照 / テーブル参照（例：M_商品[商品ID]）を直接使用できません。
そのため、[名前の定義] を仲介する必要があります。

構造化参照 / テーブル参照を使用すると、
データ範囲が自動的に拡張します。

STEP.3

請求書明細の商品ID列にプルダウンメニュー設定

T_請求書明細 テーブルの 商品ID 列のセルを選択し、[データの入力規則] を設定し、プルダウンメニューを使用できるようにします。

• 入力値の種類：リスト
• 元の値：=商品ID

STEP.4

請求書明細テーブルに商品情報を自動入力

選択した 商品ID の値に関連づく情報を、XLOOKUP 関数で自動取得します。税抜金額 は同じ行の値から計算します。

記入する列と数式

• 品名列：=XLOOKUP([@商品ID], M_商品[商品ID], M_商品[品名])
• 単位列：=XLOOKUP([@商品ID], M_商品[商品ID], M_商品[単位])
• 税抜単価列：=XLOOKUP([@商品ID], M_商品[商品ID], M_商品[税抜単価])
• 税抜金額列：=[@数量]*[@税抜単価]
• 税区分列：=XLOOKUP([@商品ID], M_商品[商品ID], M_商品[税区分])

工程3と同様に「入力補助」の機能を実装します。ここでは得意先マスタ（M_得意先）と連携させて、得意先IDを選択できる機能 と 住所・担当者などを自動で埋める機能 を構築します。

STEP.1

テーブルの準備

得意先に関する情報を一元管理するマスタと、選択用の入力欄を用意します。

• M_得意先：得意先の詳細データ（得意先ID、得意先名、住所、電話番号、敬称など）
• P_得意先ID：請求書を発行する相手を選ぶための入力欄（1セルのみのテーブル）

STEP.2

テーブルの列を [名前の定義] に追加

入力規則（プルダウン）で M_得意先 テーブルのIDリストを参照できるよう、[数式] タブの [名前の定義] から 得意先ID 列を名前の定義に追加します。

• 名前：得意先ID
• 参照範囲：=M_得意先[得意先ID]

STEP.3

得意先IDの入力欄にプルダウンメニュー設定

P_得意先ID テーブルのセルを選択し、[データ] タブの [データの入力規則] をクリックして選択リストを設定します。

• 入力値の種類：リスト
• 元の値：=得意先ID

STEP.4

書類フォーマットに得意先情報を自動入力

関数を使い、入力欄（P_得意先ID）で選ばれたIDをキーにして、書類（出力エリア）の宛名欄などに情報が自動挿入されるようにします。

記入する列と数式

• 得意先の社名セル：=XLOOKUP(P_得意先ID[得意先ID], M_得意先[得意先ID], M_得意先[得意先名])
• 得意先の氏名セル：=XLOOKUP(P_得意先ID[得意先ID], M_得意先[得意先ID], M_得意先[担当者名]) & " " & XLOOKUP(P_得意先ID[得意先ID], M_得意先[得意先ID], M_得意先[敬称])

上記で作成したシステムを使用する際は、以下の手順で請求書を作成できます。

今回紹介した方法では、Excelの関数とPower Queryを組み合わせることで、マクロ/VBAを使わずに請求書作成の仕組みを構築できます。Excelだけで完結するため、既存の業務フローに合わせやすいのがメリットです。

一方で、実際は請求書の作成後も、以下のようなさまざまな作業が発生します。

• 請求書をメールで送付 / 請求書を郵送する
• 取引先から届いた請求書を受領・管理する
• 入金状況を確認する
• 入金消込を行う

請求書の作成だけでなく、請求業務全体を効率化したい場合は、専用のクラウド請求書サービスを利用する方法があります。

本記事では、Excel関数とPower Queryを組み合わせて、マクロ/VBAを使わずに 一覧データから請求書を自動作成する方法 を解説しました。

本システムは主に、関数とPower Queryの強みを組み合わせて構築しています。

Power Queryは、マクロ/VBAと比べても属人化・ブラックボックス化しにくく、学習コストも低いのが特長です。Excel業務を効率化したい方は、ぜひ活用してみてください。

参考：» Excelのクエリとは？パワークエリでできること【活用例・業務改善方法】