エクセル顧客管理データベースの作り方【壊れない情報システム設計】

Excel（エクセル）で顧客管理を行う際、次のような悩みを感じたことはありませんか？

Excelで顧客管理を行う場合でも、表の作り方・項目設計・テーブル化の考え方 を押さえるだけで、後から行や列を追加しても壊れにくく、検索・分析・再利用まで可能な実務で使えるデータベース を構築できます。

この記事では、

を、業務ですぐに活用できる形で解説します。

「とりあえず表を作る」のではなく、長く使い続けられる顧客管理データベースを作る ことを目指します。

Excelで顧客管理データベースを作成する際の、基本となる3つのステップを解説します。

データベースの基本は「表（テーブル）」です。まずは、表にどのような項目を持たせるかを事前に決めておきます。

記録すべき顧客情報は、BtoBかBtoCかによって異なります。以下は、それぞれのケースにおける項目例です。

管理項目が決まったら、Excelシートに実際のデータを入力していきます。

基本ルールは次の通りです。

これらのルールを守らないと、次のステップである「テーブル化」が正しく機能せず、データベースとして扱いづらくなります。

※ 本記事で使用するサンプルデータはテスト用の架空のデータであり、実在の人物・団体とは一切関係ありません

シートに必要な項目とデータを入力できたら、次に テーブル化 を行います。

テーブル化することで、次のようなメリットがあります。

作成した顧客管理データベースを活用するうえで、役立つExcel機能を紹介します。

用途や場面に応じて、3つに分類しました。

データベースを作成した後、より扱いやすい仕組みにするための機能拡張 として活用できるExcel機能です。

作成したデータベースにデータを入力する際に、覚えておくと便利なテクニック を紹介します。

作成したデータベース内のデータを閲覧・確認する際に役立つ Excel機能です。

データベースは 閲覧するため だけだけ のものではありません。ここでは、代表的な活用方法を2つ紹介します。

データベースは、マスタデータとして再利用できます。情報の保管場所を1か所に集約できるため、データが分散せず、常に最新の状態を維持しやすくなります。

最新の情報を参照することで、転記（コピペ）作業を行わなくても、データを利用する側で常に最新状態を保てる点は大きなメリットです。

作成したデータベースを利用する方法は、主に 関数 と Power Query（パワークエリ） の2通りがあります。

顧客管理データベースを活用することで、顧客分析 を行うことができます。ただし、顧客情報（顧客マスタ）だけでは不十分で、履歴情報（購入履歴、対応履歴）もあわせて管理する必要があります。

データベース設計の考え方に沿って、管理しやすい構成を作るための流れは以下の通りです。

1. 顧客情報と履歴情報を、それぞれ別のテーブルとして管理する。
2. 履歴情報をもとに 顧客分析 を行い、顧客ごとの評価（顧客ランクなど）を算出する。
3. 算出した顧客評価を、履歴情報に反映する。

Excelで顧客管理データベースを作成する主なメリットは、次のとおりです。

多くの企業のPCには、あらかじめExcelがインストールされているはずです。そのため、追加費用やセットアップ作業、利用権限の申請などが不要で、コストをかけずに、すぐ試せる 点が大きなメリットです。

入力方法やカーソル操作など、Excelには独特の操作性がありますが、慣れると非常に扱いやすいツールです。すでにExcelの利用経験がある人が多い ため、「使い方がわからず大変」という心配が少なく済みます。

Excelは表計算ツールとして優れているだけでなく、カスタマイズ性が高いため、それ以外にも幅広い処理が可能です。

Excelには 苦手な作業や明確な限界 もあります。デメリットを理解したうえで、必要に応じて早めに専門ツールへの移行を検討することも重要です。

Excelで顧客管理データベースを作成する主なデメリットは、次のとおりです。

Excelはデータをファイルとして保存するため、誰でも比較的簡単に閲覧・コピーができてしまいます。顧客情報は会社にとって重要な資産ですが、個人がファイルをコピーしてクラウドストレージに保存した結果、第三者に流出してしまう、といったリスクも考えられます。

Excelには、ローカル保存したファイルの 自動バックアップ機能が標準で搭載されていません。共有サーバー上で管理している顧客管理ファイルを、誰かが誤って書き換えたり、削除してしまった場合でも、元の状態に復旧するのは困難です。

Excelで顧客管理データベースを作成する場合、基本的には個人が自作・管理する形になります。そのため、属人化や維持管理コストが発生する可能性があります。

1テーブル程度のシンプルな構成で、基本的なExcel機能のみを使っている場合はリスクは小さいですが、複数テーブルを連携させたり、複雑な機能を追加すると、「作成者以外は触れない」という属人化につながりがちです。また、作成者本人であっても、時間が経つと「どこをどう設定したのかわからない」といった保守面での問題が発生することがあります。

Excelは、数万件を超えるような 大規模データの処理が苦手 です。データ量が増えると、次のような問題が起こりやすくなります。

• フリーズしやすくなる
• 計算処理が遅くなる
• 保存に時間がかかる
• 行数が約100万行を超えると保存できない

Excelはもともと、複数人での同時編集よりも、個人で完結する用途を想定して作られたツール です。1つのファイルを複数人で同時に編集することはできません（閲覧のみであれば可能です）。

また共有機能も限定的で、複数人での共有や、PCとスマホをまたいだ利用といったことは、Excel単体の機能だけでは対応が難しいのが実情です。

Excelで顧客管理データベースを作成する際の弱点を補うために、代表的な対処方法をいくつか紹介します。

【Excel顧客管理のデメリットと対策方法】

「② 誤操作によるデータ破損・削除リスク」「⑤ 同時編集不可、共有・モバイル対応の弱さ」への対策としては、クラウドストレージ（OneDrive、SharePoint など）やWeb版Excel の活用が有効です。

「④ 大容量データによる動作遅延・フリーズ」への対策としては、Excelブックを分割し、Power Queryで結合する方法があります。ブックを分割することで、1ファイルあたりのデータ量が減り、動作を軽くできます。

具体的には、データの入力や修正は分割したExcelブックで行い、閲覧や分析は別ブック側でPower Queryを使って結合する、という運用です。結合後の大量データは、Power QueryやPower Pivotで扱います。

ここまで挙げた、Excel利用時の5つのデメリットをまとめて解消したい場合は、顧客管理に特化した専用ツール、CRM（Customer Relationship Management） の導入が選択肢になります。

Excelで顧客管理を行う際は、テーブル化を前提に設計すること が基本です。さらにPower Queryを活用することで、データベースの活用範囲を大きく広げられます。

小規模な組織であれば、低コストで柔軟に構築できるExcelによる顧客管理データベース は非常に有効な選択肢です。