エクセル業務効率化の完全ガイド｜仕事を時短するExcel活用ロードマップ

このような悩みはありませんか？実は、Excel（エクセル）機能をどれだけ覚えても、業務によっては効率化に限界があります。なぜなら、求めている機能がExcelの苦手領域に属するものである場合、Excelを極めても実装できない（または制限がある、システムが非常に複雑になる）ためです。

この記事では、Excel業務を効率化するための手順と方法について書いています。最初に、業務効率化をするときに「まずExcelの機能をマスターすべきなのか」「別のツールを導入すべきなのか」「Excelから乗り換えるべきなのか」がわかり、次に、それぞれに応じた効率化の方法がわかります。

結論は、まずExcelの得意領域と苦手領域を把握することです。それだけで効率化の施策を間違えるリスクが激減します。

Excel（エクセル）効率化とは、エクセルの作業時間を短く（時短）する、または単位時間当たりの成果を上げて生産性を高めることです。

具体的な例として、以下のような方法があります。

Excelを使った業務でよくみられる非効率な状態としては、以下のようなものがあります。それぞれ対策案（効率化方法の例）と、Excelの得意領域と苦手領域のどちらに該当するかを示しています。

非効率な状態が発生する原因としては、以下があります。まずは Excelの苦手領域が何なのかを知ること が重要です。

Excelには、苦手な領域 と 得意な領域 の2つが存在します。

効率化のために行いたい内容が、得意領域に該当するか、苦手領域に該当するかによって、それぞれ施策が異なります。苦手領域の場合は、活Excelか脱Excelを選択して進めることになります。

Excelの苦手領域で効率化を進めることは、多くの場合、DXを推進することに繋がります。

苦手領域では「Excelの苦手に対処すること」が大きな方針です。具体的には、以下を強化することになります。

これらは「DXのために求められる要素」でもあります。活Excelと脱Excelの選択に関わらず、苦手領域で効率化を進めると、DXにつながっていきます。

Excelの弱点・デメリットには、「 アプリ 起因のもの」と「 カスタマイズ 起因のもの」の2種類が存在します。効率化を進める場合には、まず「 アプリ 起因の弱点」に着目することが重要です。

「 アプリ 起因の弱点」は、Excelというツール（ソフトウェア）の機能・仕様による制限からきています。「 カスタマイズ 起因の弱点」は、独自にカスタマイズを行うことによって生じる課題で、Excelのみに限らず発生する可能性があるものです。

「 アプリ 起因の弱点」に着目すると、Excelの「得意領域」と「苦手領域」が見えてきます。

結論を言うと、Excelの得意領域とは、以下のすべてを満たす場合のことで、それ以外の場合が苦手領域と言えます。

つまり、Excelは Excel単体で完結する小規模作業 に特化したツールとして作られているというわけです。

業務効率化を進めるとき、得意領域の範囲内であれば「Excel機能を使い倒す」、苦手領域の範囲内であれば「苦手な機能をどうにかして実装する」、という異なるアプローチが必要になります。

Excelを使用するデメリットとして「属人化リスク」がよく挙げられますが、これはカスタマイズすることによって発生する問題です（自作性の高いツール全般に共通して発生し、Excel固有のものではありません）。独自に計算処理やカスタムロジックを組み、カスタマイズの要素が大きくなるほど、システムが複雑化します。システムの複雑化が進んだ結果として、属人化を含む、以下のような課題が生じるわけです。

Excelでは、関数、Power Query、VBAを使ってカスタムロジックを組むことが多いですが、処理の内容が複雑になると、どの機能を使ったとしてもこのような課題が発生します。Excelと連携ツールを組み合わせる場合でも、接続点が増えたり設定が複雑化したりすると発生します。つまり「カスタマイズ 起因のExcelの課題」は、効率化を進める上で得意領域か苦手領域かに関わらず生じうる問題です。

» Excelの弱点・限界の詳細を知る。

Excelの得意領域（小規模/単純なデータ処理、1ブックで完結、Excelのみで完結、個人使用、ローカルPC動作）の範囲では、Excel機能を活用したり、設計を工夫したりすることで効率化を図ります。具体的な方法は下記の通りです。

Excelの苦手領域に及ぶ場合は、脱Excelか活Excelかを選択し、Excelの課題に対して対処していくことになります。

どちらの選択も「Excelの苦手に対処する」という方針は変わりません。最終的には、以下の機能を強化することに繋がります。

活Excelと脱Excelは、どちらかに完全に2分されるわけではなく中間に位置する場合もあります。たとえば、メインは別ツールに乗り換えつつ、補助的・部分的にExcelを使う場合です。

「活Excelで効率化」とは、別のツール（連携ツール）併用や、Excel標準機能・設計・運用方法の工夫などにより、Excel中心に自作（カスタマイズ）を進めてExcelの弱点・課題に対処することです。端的に言えば、Excel＋α によって機能を拡張して効率化していきます。

活Excelのメリット・デメリットは以下の通りです。

「脱Excelで効率化」とは、メインツールをExcelから代替ツールに乗り換えることで、Excelの限界を超えて効率化を行う方法です。乗り換え先のツールに依存しますが、Excelの弱点・課題となる機能が使用できるようになります。

脱Excelのメリット・デメリットは以下の通りです。

活Excelか脱Excelかは、以下を基準に選ぶとよいでしょう。

Excel業務を効率化するための手順と方法について説明しました。

ポイントは、以下の通りです。

活Excel を進めたい場合は、Excel周辺で使えるツール・スキルを習得し、スキルアップが必要不可欠 です。まずは、Excel機能の中でもコスパの良いテーブル×Power Queryの習得から始め、その次のスキルとしてVBA、Power BI、Power Automate、Pythonから選択するのがオススメです。

脱Excel を進めたい場合は、乗り換え先ツールの比較・検討が重要 です。「必要な機能が備わっていなかった」「使いづらい。慣れるまで時間がかかり、教育コストが高くなった」という失敗を回避できます。
» 代替ツールの種類の比較・選び方の詳細はコチラ