そんな不満やモヤモヤを業務で感じていませんか？

実は、VBAなしでもテーブル × Power Query を使うだけで、転記・集約・整形作業を自動化できます。 手作業の繰り返しをボタン一つに置き換えられ、データ活用も進みます。 難易度もそれほど高くなく、費用対効果（コスパ）に優れた手法です。

【エクセル機能と関連技術まとめ】 （詳細は後ほど）

吉峰

私は長年Excelを使ってきましたが、この便利な機能（Power Query）の存在をずっと知りませんでした。 「もっと早く知っていれば、もっと楽に仕事ができたのに…」 と、今になって思います。

この記事では、Excel業務で無駄が発生する原因、「テーブル」と「Power Query」の具体的な使い方、さらに属人化を防ぐコツまで解説します。

結論はシンプルです。 テーブルとPower Queryを業務の核として使うだけで、作業は驚くほど速く、正確になります。

最近はRPA、AI、クラウドサービス（SaaS）など多くのツールが登場していますが、 それでもなおExcelをメインに選択するのは、 それが 最も手軽に導入でき、費用対効果が高い ためです。

Excelを改善ツールとして利用するメリットには以下があります。

業務の無駄の多くは、 データを「探す」「コピー＆ペースト（コピペ）や転記をする」 ことを繰り返していることに原因があります。 この作業にかかる時間は、VBAなどのプログラミングを使わずにExcelの機能で短縮・削減できます。

「探す」手間と「コピペ・転記」する手間の削減は、 VBAなしでも実現できます 。 これにはテーブル機能とPower Query機能を使用し、結果的に以下ができるようになります。

• データを一括集計してリスト化できる → 「探す」手間を削減
• データの転記を自動化できる → 「コピペ・転記」の手間を削減 （参照元のデータを「探す」手間も削減）

吉峰

ただし、ファイル自体の操作はできないため、 「リストに記載されたすべてのファイルを操作し、これらすべてに一括でデータを記入する」 といった、完全な自動化ができない部分もあります。 その場合は、VBAを併用することになりますが、 VBAに頼る部分を大幅に減らせます。

業務効率化の鍵は、手作業を減らし、データ間の連携を自動化することです。 その実現のために、 Excelの主要機能である 「テーブル」と「Power Query」の組み合わせを 徹底的に活用します。

» 具体的な使用方法はこちら

テーブル機能（旧称：リスト機能）とは、 特定のセル範囲を データベースの表 のように構造化して管理する、 Excelの基本的な機能の1つです。

Power Query（パワークエリ）は、 Excelに標準搭載されているデータ接続・加工の自動化ツールです。 Excelの「データ」タブにある「データの取得と変換」セクションから利用できます。

テーブルとPower Queryに関連する 5つの操作 を押さえておくと、 多くの場面でデータが活用できるようになります。

データベースシステムの構築と運用も可能です。

» 5つの操作の具体的な使い方はこちら

テーブルとPower Queryを組み合わせた効率化システムは、幅広い業務で応用できます。

効率化を進めるにあたっては、

という二つの方向性を意識することで、 無理なくシステムを成長させることができます。

Excelとそれに関連する機能・ツールの使用難易度と効果を考慮したロードマップです。

吉峰

「Power Query」は、 特に 費用対効果が高く 、組織内での属人性が低い仕組みを構築しやすいため、 次のステップとして最も優先して習得することをおすすめします。

効率化はあくまで手段であり、目的は事業の成果を出すことです。 時間を短縮するための活動であるはずが、それによって膨大な時間を消費してしまっては本末転倒になってしまいます。 以下の点に留意しましょう。

吉峰

「時間をかけて複雑な処理を組んだが、結局使わないものだった」ということが起こりがちなので、注意が必要です。 私もそれで失敗したことがあります。

仕組みが複雑になりすぎると、 メンテナンスする際に「内容を理解する時間」が必要となり、 かえって業務の ボトルネック となってしまいます。

これらは次のような問題を引き起こします。

• 属人化 → 作成者が異動・退職すると誰も修正できなくなり、システムが使われなくなる（塩漬けになる）。
• ブラックボックス化 → データのエラーや異常が発生しても、処理のロジックがわからず、対応できなくなる。または原因究明に膨大な時間がかかる。
• メンテナンスコストの増大 → 処理内容が複雑なため、小さな仕様変更にも大きな工数がかかる。

対策として、次の3つがあります。

属人化・ブラックボックス化を防ぐための大原則は、「誰でも理解できるシンプルさ」を保つことです。 そのためには以下が重要です。

作成したツールの処理・ロジックや使い方を明確に文書化することは、属人化対策の最も重要かつ基本的な方法です。 自分一人のみの単純なツールの場合は簡単なメモでも構いませんが、 処理が複雑になるにつれて、 また、使用する人数が増えるにつれて、 本格的なマニュアル/ドキュメントの必要性が増してきます。

近年話題になっているChatGPTなどの生成AIは、ドキュメント整備やコード解析の補助ツールとして活用できます。

吉峰

ただし、社内の機密情報や個人情報をAIに入力することは、 情報流出や社内規定違反のリスクがあるため、 必ず利用ポリシーを確認してから活用するようにしましょう。

他のサービスやツールを検討すべき目安は、 Excelが苦手な領域である 「データ規模」「同時編集者数」「リアルタイム性」「外部連携」「信頼性・セキュリティ」 の観点から判断します。

吉峰

※ 「エラーの発生」については、「Excelの苦手な領域」というよりも、自作することが原因で発生しがちな問題です。

専用サービスや他ツールを導入する際は、コストと柔軟性のバランスを比較検討しましょう。

• クラウドサービス: Googleスプレッドシート、クラウドデータベース（Airtable、Notionなど）、SharePointリスト
• Microsoftエコシステム: Power BI（高度なデータ分析）、Power Automate（他システム連携）、Power Apps（プログラミング不要のアプリ開発）
• 専用業務ツール: SFA（営業支援）、CRM（顧客管理）、ERP（基幹システム）など

効率化は一気に進める必要はありません。 次の順番で少しずつ試すだけで十分です。

まずは「2〜3ステップの処理の自動化」程度で十分です。 1つできれば、いろいろな場面で効率化ができるようになるはずです。 成功体験を作れば、業務改善は一気に加速します。

筆者自身、Power Queryやテーブルの使い方を「もっと早く知っていれば…」と思った一人です。 Excelだけでここまで自動化できることを知れば、 日々の業務にかかる時間・ストレスは確実に減らせます。

この記事が、あなたの「明日の作業時間を削減する最初の一歩」になれたら幸いです。 まずは1つ、小さなデータ処理から試してみてください。 Excelは、正しく使えばまだまだ強力な武器になります。