データ入力/編集で便利な機能・テクニック集【エクセル技・ショートカット】

上記のようにと考えたことはありませんか？

本記事では、日常業務ですぐに役立つ 便利機能 や 操作テクニック、ショートカットキー を、基本から応用まで幅広くまとめました。特に「データ入力・編集の効率化」に焦点を当て、実用性の高いものを厳選しています。

この記事で紹介するテクニックは、入力から修正までの操作をスムーズにすることを目的に、以下の4つのカテゴリーに分類しています。

本記事では、 セル内の値が直接変化 する「データ入力・修正」の操作をメインに扱っています。関数やPower Query、Power Pivotといった、セル内の値を変化させない「データの利用」に関する操作は、原則として除外しています。

データ入力、編集するセルを選択するときに使える機能や操作です。選択セルを移動する操作もここに含めています。

選択セルを上、下、左、右に1セル分移動します。

あらかじめ選択した範囲内で選択位置を下、右に移動させます。

データが入力されている範囲の末尾、または空白セルを飛び越えて次のデータの先頭まで一気に移動します。

現在の選択位置を起点として、移動した範囲にあるセルをすべて選択状態にします。↓ / ↑ / → / ← 以外の移動方法も有効です。

シートの起点となる「A1セル」や、「データが入力されている最も右下のセル」へ即座に移動します。

現在選択しているセルを含むひとまとまりのデータ範囲、またはシート全体を選択します。繰り返し入力すると「まとまりのデータ範囲」→「シート全体」選択になります。

指定したセル番地・名前への移動や、特定の条件（空白や数式など）に一致するセルだけをまとめて選択します。

シート内やブック全体から、指定した文字列や数値が含まれるセルを探し出します。事前にセル範囲を選択しておくと、その範囲で検索します。

選択しているセルが含まれる行全体 / 列全体を選択します。

現在開いているワークシートから、隣りのワークシートへ表示を切り替えます。

セルにデータを入力するときに使える機能や操作です。セル値を別のセルに複製する操作もここに含めています。

選択した範囲のデータをクリップボードに保存し、別の場所へ貼り付けます。

上のセルから下（Down）方向に、または左のセルから右（Right）方向にコピペします。方向とショートカットキーが対応しているので覚えやすいです。

現在の日付 / 時刻をセルに記入します。

1つのセルの中の任意の位置で改行を挿入します。

先頭に'記号を入力することで、数値や数式として認識されそうな文字列を強制的に「テキスト」として扱います。

セルの右下隅にカーソルを合わせ、+表示状態のときにドラッグすることで、選択セルの内容で他のセルを埋めます（数式中の相対参照の位置は自動で変わる）。+表示状態のときに、ダブルクリックをすると、周りの記入済みセルの範囲に応じて自動で 他のセルを埋めます。

周りのセルのデータから法則性をExcelが自動判定し、選択したセルに同様の抽出や結合を適用します。

ドロップダウンリストから選択してセルを記入できます。選択肢リストの内容は、データの入力規則で設定したものか、同じ列の入力済みの文字列が候補として表示されます。

選択した複数のセルすべてに対して、現在入力中の内容を一括で確定・反映させます。

作業グループとして選択した複数のワークシートに対し、全く同じセル位置に同じデータを一度に入力します。

セルに記入された値（セル値）を修正するときに使える機能や操作です。記入されたセル値を別のセルに移動する操作もここに含めています。

※ ここでは「セル値そのものに変更を加える操作」をまとめています。「セル値を変えず利用するもの（関数など）は除外しています。

セルを切り取り、別の場所に貼り付けることで、セルの移動ができます。

セルに記入された内容を削除します。

セル記入時・編集時でのカーソル操作の対象を切り替え、「セル選択」と「セル値編集」間をトグルします。条件付き書式などのダイアログ内での数式編集時にも有効です。

数式内のセル参照にドル記号$を付け外しして、相対参照、絶対参照（複合参照）を切り替えます。コピーした際に参照先を固定するかの設定に使います。

置換機能を使うと、すべてのセルに対し、条件にマッチするすべての文字列を一括修正できます。文字列の置換だけでなく、不要な文字列（空白など）の削除も可能です。

事前にセルを範囲選択しておくと、その範囲内でのみに適用できます。

カンマやタブ、特定の文字列でセルの値を分割します。分割によってセル数は増えるため、周りのセルが埋められます。

複数のセルの中で同じセル値がある場合は、「重複の削除」機能を使うことで、重複を削除できます。

選択した範囲のデータをコピーし、行と列を入れ替えて貼り付けられます。

行や列を移動し、順序を入れ替えられます。

縦方向に並んだデータを昇順や降順に並び替えられます。

「データの入力・修正」には該当しないものの、覚えておくと役に立つ操作や機能、ショートカットを紹介します。

変更を加えた内容を「元に戻す（Undo）」ことができます。「元に戻（Undo）」したが、それを取り消したい場合は「やり直し（Redo）」をします。

Excelブック（ファイル）を保存するときに使います。

Excel画面の左上に、登録した機能をクリックしてすぐに使える「クイックアクセスツールバー」があります。ツールバーに登録したアイコンの左からの順番に、Alt + 1、 Alt + 2、 Alt + 3 ...のショートカットが対応しています。

ツールバーへの登録は、各機能のアイコンを右クリックし「クイックアクセスツールバーに追加」で行えます。登録する内容を変更する場合は、アイコンを右クリックして「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」を選択します。

上部のメニュー（リボン）上の機能をマウスを使わずキーボード操作のみで実行できる機能で、ショートカットキーの一種と言えます。Altを押すと、メニュー上にアルファベットや数字が表示され、それに合ったキーを押していくことで、クリックするのと同様の動作をします。

表示形式やテキストの配置など、セルの書式設定を細かく設定できるダイアログを表示します。

シート見出し（行 / 列番号）の境界線にカーソルを置き、カーソルが上下矢印または左右矢印になった状態でダブルクリックすると、セルの幅や高さが自動調整されます。ダブルクリックでなく、ドラッグすると微調整ができます。

Shift や Ctrl で複数の行 / 列を選択した状態で実行すると、一括での調整も可能です。

セル中に記入することなく、コメントを残したいときに使えるのがコメント機能です。ショートカットや、セルを右クリック > コメントの挿入から使用できます。

ここまで、Excelの「データ入力・修正」操作に役立つ機能やショートカットをまとめました。

作業の効率化を目指す場合は、入力したセル値自体は変えずに、データを利用することも重要です。代表的な方法が 関数 ですが、さらに高度な方法としてPower Query や Power Pivot があります。とくに Power Query（パワークエリ） は、データの転記・加工の自動化ができ強力にも関わらず、習得難易度はそれほど高くありません。

» Excel効率化を目指すのでPower Queryの習得がオススメです