上級者が実践するエクセル表の作り方【見やすくデータをまとめる方法】
はじめに
「見づらく、使いにくい表をどうにかしたい」
「表作成をもっと効率化できる便利な機能を知りたい」
このような悩みを感じたことはありませんか？
Excel（エクセル）において、単に見た目が整っているだけの表は不十分です。
- 見やすい : 表の構造 や データの意味 をすぐに理解できる
- 扱いやすい : データ の再利用や修正、計算への活用がスムーズに行える
この記事では、見やすく、かつ扱いやすい表の作り方を解説します。
- 手順1. ルールに従ってデータを記入する
- 手順2. 最小限の設定で見た目を整える
この記事を読むことで、以下のメリットが得られます。
- 見やすく使いやすい表 が作れるようになる。
- 表づくりで活用できる 便利機能 がわかる。
- 初心者を脱却し、データ活用を支える「正しい表の型」が身につく。
理想は「見やすく、扱いやすい表」
「見た目がきれいなだけの表」では、実務においては不十分です。
- 「見やすい表」 :
一目見るだけで 表の構造 が分かり、 各データの意味 が正しく伝わる表です。
あとで見返して悩むことがなくなり、他の人との共有時にも説明コストが削減できます。 - 「扱いやすい表」 :
データの 再利用 や 修正 が容易な表です。
関数の適用や並べ替えがスムーズになり、データ活用に繋がるため作業の効率化にとって大切です。
「見やすさ」と「扱いやすさ」の2つが両立できていないと、以下のような問題が発生します。
- 表が複雑で、内容の把握に時間がかかる
- データの追加や修正のたびに、レイアウトが崩れて手間がかかる
- 表のデータを関数で利用しづらく、前処理が必要になる。
データの再利用性を重視する実務現場では、
見やすく、扱いやすい表の作り方
「見やすさ」と「扱いやすさ」を両立した表を作る手順は次の2つです。
- 手順1. ルールに従ってデータを記入する
- 手順2. 最小限の設定で見た目を整える
手順1. 「表の作成ルール」に従ってデータを記入する
表を作成する際には、
構造化レイアウトを守る
行 は「レコード」、 列 は「項目」としてデータを整理します。
構造化レイアウトに則った、 理想的な表の形式 は以下の通りです。
- 1セルには1つのデータのみ記入 :
- ❌ セル結合を使用しない。
- ❌ 1つのセルに複数の情報を入れない（例：りんご 100円など）。
- ❌ スペース や 改行 で見た目を整えない（文字の配置設定で代替可能）。
- 1行1データ（1レコード）で構成 :
- ❌ 1件のデータを複数行にわたって記入しない。
- 最終行に集計行を配置 :
- 必要に応じて、データの最後に集計行を設けます。
Power Query などの外部ツールと連携する場合、
テーブル設計の正確さは処理の性能や安定性に直結します。
構造化されていない表は、エラーや遅延の原因となるため注意が必要です。
便利機能：テーブル機能
Excelの テーブル機能 を活用すると、
テーブル化には以下のようなメリットもあります。
- デザインが瞬時に整う :
少ない操作で見やすいレイアウトが適用され、データの増減に合わせて範囲が自動調整されます。
特に、 罫線の設定 が格段に楽になります。 - 構造化参照が使える :
通常のセル参照ではなく、項目名で指定する 構造化参照 が利用可能です。
データが増減しても参照範囲が自動調整され、数式を書き換える手間が不要になります。
テーブル機能を使うと 見出しは1行に限定 されますが、
テーブル機能による表の作り方（テーブル化の方法）
手順2. 最小限の設定で見た目を整える
表の装飾は、最小限の設定で事足りることが多いです。
まずは以下の設定を行うのがオススメです。
- 表全体のデザイン設定 :
テーブル機能で、好みの テーブルスタイル を選択。
（縞模様やフィルタボタンの有無は、テーブルスタイルのオプションから変更可能）
-
列・見出し幅の調整:
セルの値に合わせて 列の幅を調整 。
見出しが横長になる場合は、見出しが2段になるように書式設定をしてから調整。 -
列の視覚的グルーピング:
関連する列の 見出しの背景や文字を同じ色に 設定。 -
行の視覚的グルーピング/特定の強調:
条件付き書式で、値に応じて 背景色や文字色を変える 。
より詳細な見た目の設定方法は、後述の「見た目を整える方法」で解説します。
見た目を整える方法
表の細部を整える方法・テクニックを紹介します。
- 1. セルのスタイリング ：
テキスト・セルのデザインや、セルの値の表示形式を変える設定 - 2. 行/列のスタイリング ：
幅の調整や、情報のまとまりを作る方法
図形やテキストボックスなどの Shape系オブジェクト は、
基本的に使用しないことをオススメします。
並べ替えやフィルタを使用した際に、位置がずれて混乱の原因となるためです。
1. セルのスタイリング
セルの見た目を整えるには、主に以下の設定項目を利用します。
- テキストスタイルの設定
- 表示形式の設定
- セルスタイルの設定
- 条件付き書式
セルの装飾は、原則として 列単位 で行い、
理由は以下の2点です。
- 理由1 : デザインに統一感がないと、情報の把握に時間がかかるようになるため。
- 理由2 : 修正の手間が増えるだけでなく、管理が困難になるため。
セルごとに違った見た目にしたい場合は、条件付き書式を活用することで対応できます。
セル単位の設定は、一時的・小規模な表にのみ限定して使用しましょう。
テキストスタイルの設定
テキストのスタイルを変更する方法で、
ホームタブのフォント・配置エリア、
または書式設定（Ctrl + 1）から設定できます。
変更できる項目は、以下の通りです。
- フォント色
- フォントスタイル・飾り（太字、取り消し線など）
- 文字の配置（左揃え、右揃え、中央揃え、インデントなど）
- 文字の制御（セル幅が狭いときの挙動設定など）
- 折り返して全体を表示する:
セル幅が狭いときに改行する。 - 縮小して全体を表示する:
セル幅が狭いときに文字サイズを縮小する。
- 折り返して全体を表示する:
「セル結合」の代替方法
以下の設定を行うことで、「セル結合」を使わずに、複数セルの中央に文字を配置できます。
「セル結合」と異なり、セル選択やコピペ（コピー＆ペースト）への悪影響もありません。
- 横並びの複数セルを選択する。
- セルの書式設定ウィンドウを表示する（Ctrl + 1）。
- 配置タブの 横位置 欄で選択範囲内で中央を選択する。
改行を入れずにセルの値を2段に表示する方法
以下の設定を行うことで、セルの値に改行（Alt + Enter）を挿入せず、2段表示できます。
- 文字の制御 の折り返して全体を表示をONにする。
- セルの高さを広げ、幅を狭める。
文字の配置は、 「数値：右揃え」「文字：左揃え」 がデフォルトです。
表示形式の設定
「表示形式の設定」は数セルの値自体を変えず、見た目だけを調整する重要な機能です。
ホームタブの数値エリアまたは、
セルの書式設定ウィンドウ（ショートカット Ctrl + 1）の表示形式タブから、
変更できる項目には、以下のようなものがあります。
- 分類（数値、通貨、日付、時刻など）の変更
- 単位・記号の追加
- 数値の小数桁の調整、ゼロ埋め
表示形式を使えば、数値データに「mm」などの単位を付けられます。
セルスタイルの設定
ホームタブのフォントエリアまたは、
セルの書式設定ウィンドウ（ショートカット Ctrl + 1）の塗りつぶし / 罫線タブから、
変更できる項目には、以下のようなものがあります。
- 塗りつぶし（背景色）
- 罫線
背景色は派手な色を使い過ぎない
鮮やかすぎる色を多用すると見栄えが悪くなる ので注意が必要です。
淡い色 や 類似色 の使用を意識すると、落ち着いたデザインになります。
罫線を使用する場合は テーブル機能 と併用した方が、
セルの値ごとにスタイリング：条件付き書式
条件付き書式を使えば、値の条件に応じて自動で装飾を適用できます。
ホームタブの条件付き書式ボタンから設定できます。
一部の条件では、 データバー 、 カラースケール 、 アイコンセット が表示できます。
数値の傾向を直感的に把握するのに役立つ要素です。
2. 行/列のスタイリング
行/列の見た目を整える方法としては、以下の設定・手法が利用できます。
- 行の高さ/列の幅の調整
- 行/列の一時非表示
- 列の視覚的グルーピング
- 行の視覚的グルーピング
行の高さ/列の幅の調整
行の高さ / 列の幅を調整するには、
「行番号」 / 「列見出し」を右クリックして行の高さ/列の幅を選択して、設定できます。
設定を効率よく行うためには、下記の操作も覚えておくと便利です。
-
自動調整 :
「行番号」 / 「列見出し」の境界線をダブルクリックすることで、内容に合わせて自動調整されます。 -
一括設定 :
複数の行や列を同時に選択し、幅を変更することで一括設定が可能です。行や列の同時選択方法には、次の2通りがあります。
- 範囲選択 :
Shiftを押しながら2つの「行番号」 / 「列見出し」をクリック、または「行番号」 / 「列見出し」をドラッグ。 - 個別選択 :
Ctrlを押しながら追加する「行番号」 / 「列見出し」をクリック。
- 範囲選択 :
行/列の一時非表示
特定の行や列を、 一時的に非表示（折り畳み） にする方法です。
-
行の一時非表示 :
フィルタ機能や グループ化（アウトライン）機能を使用
（グループ化機能が行に対して正しく動作するのは、フィルタ・並び替えを使わない場合に限定される）。
-
列の一時非表示 :
グループ化（アウトライン）機能を使用。
フィルタ機能は、表の見出しにある「フィルターボタン」で使用できます
グループ化（アウトライン）機能は、データタブのグループ化ボタンで設定できます。
「非表示 / 再表示」機能もありますが、使用した際に目立たず、見落としや共有時の混乱の原因となるため非推奨です。
行の視覚的グルーピング
複数の列のまとまりを表現し、視覚的グルーピングを作成するには下記の手順が有効です。
- グループ名やカテゴリ名を記入する列を追加
- 追加した列のセルの見た目（背景色など）が、セルの値によって変わるように、 条件付き書式 を設定する。
たとえば、「グループ：1 → 赤色」「グループ：2 → 黄色」のようにする。
グループ名・カテゴリ名として 数値 を使う場合であれば、
グループとグループの間に「 空白 行行 を挿入して視覚的にグルーピングする方法」もありますが、
基本的に「空白行の挿入」は非推奨です。
理由は2つあります。
- 並び替えやフィルタを利用すると空白行の位置がずれるため。
- 外部からデータを利用（Power Queryなど）したときに、空白行を削除する手間が生じる可能性があるため。
列の視覚的グルーピング
複数の列を一つのまとまりとして見せる方法です。
グループとグループの間に「 空白 列列 を挿入して視覚的にグルーピングする方法」もありますが、
基本的に「空白列の挿入」は非推奨です。
外部からデータを利用（Power Queryなど）したときに、空白列を削除する手間が生じる可能性があります。
データ行のセルに色付けしても良いですが、
見出しのデザインを工夫して視覚的グルーピングを行う方法として、階層見出しにする方法もあります。
階層見出し
見出しの内容に重複がある場合は、 階層見出し にすると整理されて見やすくなります。
たとえば「 内寸 の幅」「 内寸 の高さ」「 内寸 の奥行き」がある場合、
セル結合を使いたいときは、代わりに「選択範囲内で中央」（セルの書式設定（Ctrl + 1）の 配置タブの横位置）を使います。
テーブル機能使用時の見出し
テーブルの見出しは必ず1行（かつ重複なし）に制限されます。
その場合でも、 疑似的に 階層見出しが作れます。テーブルの見出しの上に「タイトル行」として階層見出しを表示する方法です。
テーブルの見出し：
- Excelが見出しとして認識する行。セルの値は構造化参照の際に使用される。
- 外部からテーブルデータを利用（Power Query==など）する場合、この1セルで意味がわかるような内容にする必要がある。
タイトル行：
- テーブルの外（上側）に視覚的に情報を付加するための行。あくまでも「見た目だけ」の見出し。
表が横長になりがちですが、 テーブルの見出し の1行に、最低限の情報を詰め込むのがポイント です。
表作りに役立つ関連機能
上記で取り扱ったテーブル機能、条件付き書式、グループ化（アウトライン）機能以外にも、表作成に役立つ機能があります。
ウィンドウ枠の固定
ウィンドウ枠の固定機能を使うと、スクロールしても見出し行や見出し列が常に表示されるようになります。
入力規則設定
入力規則設定は、セルに入力できるデータの種類や範囲を制限することで、データ入力を補助し、データの整合性を高めるのに役立ちます。
コメント
コメント機能を使うと、特定のセルに補足情報を追加できます。
Shape系オブジェクト （吹き出しなど）も、見出しといった部分的な情報付加に使えます。
ただし、並び替え・フィルタで位置がずれるデータ中への配置は、基本的には推奨しません。
データ活用は表づくりから
「見やすく、扱いやすい表」の作り方を解説しました。
主な手順は次の2つです。
- 手順1. ルールに従ってデータを記入する
- 手順2. 最小限の設定で見た目を整える