セル結合は禁止！総務省に則した作成ルールとやめてほしいエクセル表
はじめに
- 「後で苦労しないように、
二度手間が発生しないように、 正しいルールで表を作りたい」 - 「ファイルを共有したときに他の人に迷惑をかけないように、
間違ったやり方をしていないかチェックしたい」
上記のような人に向けて、
本記事は、
本記事の内容は私個人の解釈に基づくものであり、
本記事の内容を確認することで、
- 間違った表作成をしていないか確認できる。
- 間違っていた場合の修正方法がわかる。
適切な表作成ができれば、
ルールの目的とメリット
Excelの表作成ルールを守ることで、
-
無駄な作業や二度手間を削減し、
データ活用を促進できる : 前処理や加工が不要で、
すぐに他の場所で利用できる形式でデータを格納するのが表作成の基本 です。
これにより、データを整える手間を毎回省き、 計算や分析・集計に活用しやすくなります。 -
表の編集と保守管理が容易になる :
列ごとのデータに一貫性を持たせ、
分かりやすく 構造化された表にすることで、意図しない操作や入力ミスを防げる 可能性が高まります。
後から内容を修正したり、新しいデータを追加したりする際の作業負担を軽減できます。 データ型などの設定変更を、
セル単位 ではなく 列全体 に 一括 で行える構造の表にしておくこともポイントです. -
テーブル機能を最大限に活用できるようになる :
正しく表を作成すると、
「Excelのテーブル機能を使用する上で満たすべき条件」 が自然と満たされます 。
ルールを身につければ、特に意識することなくテーブル機能をフル活用できるようになるでしょう。
適用範囲
本記事のルールは、
テーブル機能を使わない 通常の表作成においても有効 なルールです。
本記事のルールの位置づけと分類
先にも述べましたが、
本記事では、
- I. データの品質・整合性を高めるルール
- データの値が正しく、
意味を明瞭にし、 他のシステムとの互換性を最大化するためのルール。
- データの値が正しく、
- II. データ以外の要素を排除するルール
- 見た目の整形や装飾のための要素が、
純粋なデータ処理や保守管理の妨げにならないようにするためのルール。
- 見た目の整形や装飾のための要素が、
- III. テーブル構造・レイアウトに関するルール
- Excelの集計機能（並び替え、
フィルタ、 ピボットテーブルなど） が正しく機能するための、 物理的な構造に関するルール。
- Excelの集計機能（並び替え、
総務省の資料について
本記事のルールには、
この資料は各府省を対象としたものですが、
※ 総務省の資料に記載があるものの、
I. データの品質・整合性を高めるルール
I-1. 数値データは数値属性とし、
数値データは、
（総務省資料「チェック項目1-3 値データは数値属性とし、
-
❌ NG:
単位を直接セルに記入する（例：100 mm）。 -
🟢 対応策1:
見出しに単位を記入する
（例：幅 (mm)）。 -
🟢 対応策2:
表示形式の設定で単位を追加する
（例：分類をユーザー定義にして、種類をG/標準" mm"に設定する） 。
-
-
❌ NG:
数値のマイナスを表現するために、▲記号を直接記入する
（例：▲1000）。 - 🟢 対応策:
数値にはマイナスを使って記入し、表示形式の設定で▲表示にする
（例：分類を数値にして、負の数の表示形式の欄から▲ 1234を選択する） 。
- 🟢 対応策:
CSV出力など、
数値か文字列かを簡易的に判別する方法
セルに記入した値が、
Excelが「数値」
（文字配置の横位置が標準となっている場合）
- 右寄せの場合: 「数値」
として認識されている。 - 左寄せの場合: 「文字列」
として認識されている。
I-2. データの単位を記載する
数値データが何を示しているかを明確にするために、
（総務省資料「チェック項目1-9 データの単位を記載しているか」
❌ NG:
データの単位がどこにも記入されておらず、
🟢 対応策1:
見出しに単位を記入する（例：数量 (個)）
🟢 対応策2:
表示形式設定を使って単位を追加する
（例：分類をユーザー定義にして、
ブック外でテーブルのデータを利用する場合は、
I-3. 項目名等を省略しない
部分的に重複する内容が上の行に記載されている場合でも、
（総務省資料「チェック項目1-6 項⽬名等を省略していないか」
❌ NG:
項目名が省略されている（例：商品Aの下をBに）
🟢 対応策:
重複部分も記載し、
I-4. 環境依存文字を使用しない
異なる環境での表示崩れを防ぎ、
（総務省資料「チェック項目1-10 機種依存⽂字を使⽤していないか。
❌ NG:
環境依存文字を使用する（例：①）
🟢 対応策:
環境依存文字以外の文字に置き換える。
- 丸囲み数字：① ② → 括弧＋数字：(1) (2)
- ギリシャ数字：Ⅰ Ⅱ → アルファベット：I II
- 括弧付き文字：㈱ ㈹ ㈪ → 括弧＋文字：（株） （代） （月）
- 単位：㍉ ㌔ ㌢ → アルファベット：mm km cm
変換したときに環境依存の表記がある文字は、
I-5. 時間軸の表記では西暦を使う（または併記）
「令和2年」
データに「年」
（総務省資料「チェック項目1-11 e-Stat の時間軸コードの表記、
❌ NG:
和暦単独で表記する（例：令和6年のみ）
🟢 対応策:
西暦を用いる（例：2024）
I-6. 書式設定・データ型の設定をセルごとに行わない
書式設定（背景色・フォント装飾など）
このような設定は、
（総務省資料に該当項目なし）
❌ NG:
セルごとに書式設定やデータ型の設定を行う（例：B2セルのみ背景色を黄色にし、
🟢 対応策:
書式設定やデータ型・表示形式の設定は列単位で行う。
I-7. 色や文字装飾（書式設定）
色や文字装飾のような、
（総務省資料に該当項目なし）
❌ NG:
色や文字装飾のみで状態を示す（例：「赤色：重要」
🟢 対応策:
状態を示す列を追加し、
II. データ以外の要素を排除するルール
II-1. スペースや改行等で体裁を整えない
データの 検索性や互換性を維持 するために、
（総務省資料「チェック項目1-5 スペースや改⾏等で体裁を整えていないか」
❌ NG:
スペースや改行で体裁を整える。
🟢 対応策1（スペース）
インデントや文字の書式設定（配置）
🟢 対応策2（改行）
列や行を増やすこと（階層化見出し）
Excelのテーブル機能を使う場合は、
🟢 対応策3（改行）
文字を折り返して全体を表示に設定し、
II-2. オブジェクトを使用しない
表の中では極力、
（総務省資料「チェック項目1-8 オブジェクトを使⽤していないか」
-
❌ NG:
図形でセルを強調する（例：目立たせたいセルを丸で囲う）- 🟢 対応策:
条件付き書式を使用する。
- 🟢 対応策:
-
❌ NG:
データの内容や状態を図形で示す（例：「中括弧：これらはすべて同じ」「横線：無効」 ） 。 - 🟢 対応策:
内容をセルの値として略さず記入する。必要に応じて列を追加する。
- 🟢 対応策:
II-3. 「セルの非表示」
行や列の 非表示 機能は使わない方が良いです。
（総務省資料に該当項目なし）
❌ NG:
行/列を 非表示 機能で隠す。
🟢 対応策:
行行 に対しては フィルタ 機能を使い、
行行 に対して グループ化 機能を使い、
II-4. 空の行を入れない
表の途中に 空の行 を挿入しても、
空の行 の前後で、
（総務省資料「チェック項目2-1 データが分断されていないか」
❌ NG:
テーブルの途中に 空白行 を挿入し、
🟢 対応策:
グループ列を追加し、
II-5. 空の列を入れない
基本的には、
空の列 の前後で、
（総務省資料「チェック項目2-1 データが分断されていないか」
❌ NG:
テーブルの途中に 空白列 を挿入し、
🟢 対応策:
見出しセルの書式（色やフォント）
III. テーブル構造・レイアウトに関するルール
III-1. 1セル1データ
1つのセルには 1つのデータ のみを格納し、
（総務省資料「チェック項目1-2 １セル１データとなっているか」
❌ NG:
1つのセルに複数のデータを含める（例：りんご 100円）
🟢 対応策:
列を追加してデータを分割する（例：品名列にりんご、
III-2. セルの結合をしない
セルの結合 は基本的にNGです。
Excelのテーブル機能の中では、
（総務省資料「チェック項目1-4 セルの結合をしていないか」
❌ NG:
セルを結合する。
🟢 対応策:
セル結合せず、
III-3. テーブルを分断しない
列の項目（見出しの内容）
保守管理の面でも、
（総務省資料「チェック項目2-1 データが分断されていないか」
❌ NG:
関連するデータが複数のテーブルに分断されている。
🟢 対応策:
1つのテーブルにまとめる。
III-4. 1シートに複数の表を掲載しない
複数の表を横並びにすると、
たとえば、
- 行の挿入 ができなくなる。
- 一方のテーブルでフィルタを使用すると、
他方のテーブルにも影響が出る。 - 左テーブルで列の入れ替えをすると、
右テーブルのレイアウトが崩れる
（右テーブルの行数が多い場合に発生。回避策あり） 。
1つのシートには 1つの表 のみを掲載するようにするのが無難です。
（総務省資料「チェック項目2-2 １シートに複数の表が掲載されていないか」
❌ NG:
1つのシートに複数の表を掲載する。
🟢 対応策:
各表ごとにシートを分ける。
III-5. 見出しは1行に必要情報を収める
Excelのテーブル機能の仕様条件では、
Power Queryなどで外部からテーブルを参照したときは、
ただしセル内で改行するのは避けるべきです。
（総務省資料に該当項目なし）
❌ NG:
1行だけで列を判別できない、
🟢 対応策:
「何のデータか」
階層化した見出しを表現するときは、
表のデータの使用範囲がブック内に限定されているのであれば、
III-6. セル位置に依存する数式を避ける
データの並び替えやフィルタの使用を前提とする場合は、
特に「3行 ~ 10行」
「列全体」
（総務省資料「チェック項目1-7 数式を使⽤している場合は、
❌ NG:
セル位置に直接依存する数式を使用する（例：=A1+B1）
🟢 対応策:
構造化参照（テーブル参照）
VLOOKUP系の関数（INDEX+MATCH、
簡易的な対応策
数式ではなく数値データにする方法もあります。
ただしデータを修正するときには「数式で計算してから、
まとめ
本記事では、
- I. データの品質・整合性を高めるルール
- II. データ以外の要素を排除するルール
- III. テーブル構造・レイアウトに関するルール
正しい表作成は、