リストから選択！エクセルの入力規則・プルダウンの設定方法【別シート対応】
はじめに
Excel（エクセル）
- 「リストから選択してデータ入力したい。
」 - 「別シートのリストをデータ入力に使用したい。
」
こうした課題は、
- データの入力規則 の「リスト」
を使用すると「データ入力でリスト（プルダウン / ドロップダウンリスト） 選択」 できるようになる。 - データの入力規則で使用するリストとしてテーブルを参照すると、
テーブルにデータを追加したときに、 自動的にリストの項目が増える。 - 別のシートのテーブルを参照する場合は、
INDIRECT関数を使用すると、 同じシートのテーブルの参照時と同様に機能する。
実践：別シートのリストを参照して、
別シート にあるテーブルをリストとして参照し、
- リストの準備
- 設定箇所の選択
- 入力規則を設定
同じシート 上のテーブルを参照する場合も 同じ設定 で機能します。
リストの準備
データ入力のときの選択肢となるリストを作成します。
リストをテーブルに格納することで、
- 見出しとして名前を記入し、
その下の行以降にリストの項目を追加して、 リストを作成。 - リストのセルを選択した状態で、
挿入タブのテーブル（Ctrl + t） を押して、 ダイアログを進みテーブル化。 - テーブルのセルを選択した状態で、
テーブルデザインタブを押し、 「テーブル名」 欄にM_アイテムを記入。
設定箇所の選択
データ入力時にリスト表示させるセルを、
データ入力欄もテーブル化がオススメ
データ入力用のセルもテーブル化しておくと、
入力欄を拡張したときに、
データの入力規則の設定
データの入力規則を設定します。
- データタブのデータの入力規則を選択し、
データの入力規則ダイアログを表示。 - ダイアログの 設定タブで下記を設定
- 入力値の種類: リストを選択
- ドロップダウンから選択をチェック
- 元の値: =INDIRECT("M_アイテム[名前]")を記入
INDIRECT関数の中にダブルクォーテーション"が入るので忘れないようにしましょう。
- OKを押して、
ダイアログを閉じる。
設定を修正する場合
データの入力規則の設定を修正したい場合は、
データの入力規則を設定したセルを選択
データの入力規則の設定を変更したいセルを選択します。
ジャンプ機能で設定場所がわかる
ジャンプ機能を使うと、
- F5でジャンプダイアログを表示
- セル選択をクリック
- データの入力規則を選択し、
OKをクリック
入力規則の設定を変更
データの入力規則ダイアログを開き、
- データタブのデータの入力規則を選択し、
データの入力規則ダイアログを表示。 - 設定を変更し、
OKをクリック
同じ設定をしたすべてのセルを修正する場合
ダイアログ中の設定タブの同じ入力規則が設定されたすべてのセルに変更を適用するにチェックを入れると、
同じ内容で入力規則の設定を行った、
メリット：入力規則の設定で作業効率が上がる理由
データの入力規則を設定するメリットには、
- データ入力の効率が上がる
- データの精度が向上する
データ入力の効率が上がる
ドロップダウン / プルダウンリスト（Alt + ↓ ）
リストに使用するテーブルのデータを外部から取得することも可能です。
データの精度が向上する
データ入力時の「入力ミス」
入力値の種類としてリスト以外を選択した場合は、
【逆引き】状況別の解決策
状況によっては、
- もっと手軽に済ませたい → 同シートなら通常の参照も良い
- 入力ミスを視覚化したい → 条件付き書式を使用する
- 規則・ルールの説明書きを表示させたい → 入力時メッセージを設定する
- テーブル名を変える可能性がある・パフォーマンスを優先したい → 名前の定義を使用する
もっと手軽に済ませたいとき、
ドロップダウン / プルダウンリストとして使用するテーブルが同じシート上にある場合は、
データの入力規則のリストの元の値
- 別シートの場合 : =INDIRECT("M_アイテム[名前]")
- 同シートの場合 : =シート名!$B$3:$B$7
参照するリストにデータを追加・削除しても、
「はい/いいえ」
入力ミスを視覚化するなら、
データの入力規則を設定すると、
コピペでの間違った入力に対応するには 規則外のセルに色を付けること が有効です。
コピペでの入力は注意
データの入力規則を設定したセルにコピペする場合は、
「別のセル」
設定もコピペされ、
データの入力規則を設定したセルに コピペして値を記入するときは、
※ 旧版エクセルの場合は Ctrl + Alt + v → v
規則外のデータ入力をしたセルは、
規則・ルールの説明書きを表示するなら、
データを入力するときに、
「リストから選択して入力する」
テーブル名を変える可能性がある・パフォーマンスを優先するなら「名前の定義」
参照するリストのテーブル名を、
名前の定義を使うメリットは以下です。
- ✅ テーブル名を変更してもリンクが切れない
- ✅ INDIRECT関数によるパフォーマンスの低下を防げる
（INDIRECT関数は再計算のたびに計算される揮発性関数で付加が大きくなる）
一方で、
「データのテーブル化」
上記で説明したように、
テーブル機能をうまく扱えるようになることが、