データ一覧からの請求書の作り方を徹底解説！エクセル関数とクエリ活用【マクロ不要】

このような悩みをお持ちではないですか？

Excel（エクセル）では、マクロ/VBAを一切使わずに「関数」と「Power Query（パワークエリ）」を組み合わせること で、データの一覧から必要なデータのみを抽出して、簡単に請求書を作成する仕組みが作れます。

本記事では、汎用性が高く、誰でもメンテナンスしやすい「脱・手作業」の請求書作成フローを解説します。

Power Queryは「複数行を抽出する処理を、最も安全に実装できるExcel標準機能」です。本記事では、関数とPower Queryを併用します。

Power Queryを使う理由は、主に以下の2つです。

「1つの条件（請求書Noなど）に対して、複数行のデータを抽出し、まとめて出力する」処理において、Power Queryは非常に有用です。

Power Query は、習得難易度が低い点も大きなメリットです。操作のほとんどが画面上のマウス操作（クリックやメニュー選択）で完結し、処理の工程が「ステップ」として表示されるため、後から見直しても内容を把握しやすくなっています。

一方で マクロ/VBA は自由度が高い反面、コード記述が前提となり、属人化・ブラックボックス化しやすい というリスクがあります。

単純な処理のみを行う場面では、関数を積極的に使用します。複雑なネスト構成でなければ、理解・修正が容易で扱いが楽なためです。

ここでは、データ一覧「請求書明細」の中から、指定した「請求書No」に該当する行（レコード）のみを抽出します。

具体的には、Power Queryを使って「請求書No」を記入した P_請求書No テーブルの横に、T_請求書明細 テーブルを連結（マージ / 紐づけ）します。

VLOOKUP や FILTER 関数で行っている処理をPower Queryでまとめて実施し、複数行を一度に出力するイメージです。

商品マスタ（M_商品テーブル）と得意先マスタ（M_得意先テーブル）も用意し、入力補助機能を追加します。

• M_商品 → T_請求書明細 の紐づけ
  • 商品IDをドロップダウンリストから選択可能（データの入力規則）
  • 商品ID選択時に、品名・単価などを自動入力（XLOOKUP関数）
• M_得意先 → P_得意先ID の紐づけ
  • 得意先IDをドロップダウンリストから選択可能
  • 得意先情報（住所・担当者など）を自動入力（XLOOKUP関数）

※ P_得意先ID ：書類で使用する得意先IDを1つ指定する欄

本記事では、請求書作成システムを「4つの工程」に分けて構築します。

この工程は最も重要です。この出力テーブルを前提に、以降の工程は進みます。

Power Queryを使い、T_請求書明細 テーブルから必要な請求書Noのデータのみを抽出 し、テーブルとして出力します。

工程1の出力テーブルを基に、請求書としての体裁を整えます。

ここからは「入力補助」の機能を実装します。商品マスタ（M_商品）と連携させて、商品IDを選択できる機能 と 品名や単価を自動で埋める機能 を構築します。

工程3と同様に「入力補助」の機能を実装します。ここでは得意先マスタ（M_得意先）と連携させて、得意先IDを選択できる機能 と 住所・担当者などを自動で埋める機能 を構築します。

上記で作成したシステムを使用する際は、以下の手順で請求書を作成できます。

今回は、Excel関数とPower Queryを組み合わせて、マクロ/VBAを使わずに 一覧データから請求書を自動作成する方法 を解説しました。

本システムは主に、関数とPower Queryの強みを組み合わせて構築しています。

Power Queryは、マクロ/VBAと比べても
属人化・ブラックボックス化しにくく、学習コストも低いのが特長です。

Excel業務を効率化したい方は、ぜひ活用してみてください。

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