自動計算のカスタムも楽！エクセル勤怠管理表の作り方・自作方法【テーブル活用】

Excel（エクセル）で勤怠管理を行う際、次のように感じたことはありませんか？

Excelで勤怠管理表を作成するなら、テーブル機能 を活用するのが一番の近道です。テーブルを使うだけで、機能拡張や修正がスムーズに行える 便利な管理表が簡単に構築できます。

この記事では、業務ですぐに活用できる以下の内容について解説します。

「ただ表を作る」のではなく、後から必要な機能を簡単に追加・修正できる勤怠管理表 の完成を目指しましょう。

勤怠管理表 とは、従業員の労働時間を適正に把握・記録するためのもの であり、労働基準法を遵守するために不可欠な書類です。

一般的には、従業員が日々の打刻や記録を行い、管理者がそのデータを収集・集計することで作成されます。適切に運用することで、法律で定められた「法定帳簿としての法定帳簿としての 出勤簿」として機能します。

Excelで勤怠管理表を作成する手順を、3つの工程で説明します。

まず、個人データを扱うテーブル（T_基本情報）と、計算の基準となる値を管理するテーブル（T_基本設定）の2つを作成します。

次に、メインとなる日々の記録用テーブルを作成します。

最後に、1ヶ月分結果を集計するテーブル（T_月次集計）を作成します。見出しの記入、テーブル化＆テーブル名設定、数式記入の順で行います。

勤怠管理表の利便性と精度を向上させる、おすすめの設定を4つ紹介します。

どこに値を入力すればよいか一目でわかるよう、手入力が必要なセル（出勤時間 退勤時間 休憩時間）に 背景色 を設定しておきましょう。従業員が修正すると予想される他のセル（年 月 氏名）への設定も有効です。

条件付き書式 を使って、土日の行に自動で色を付けると格段に見やすくなります。

実績がない日に表示される「0:00」を、条件付き書式 で文字色を薄くする、または非表示に設定すると、入力済みの行が際立ち、見やすくなります。

データの入力規則 を使い、想定外の数値が入らないようにできます。

たとえば時間の入力欄では、25:00 と 1:00 のような、2通りの形式が混在してデータ入力される可能性が考えられます。データの整合性の観点では、1通りの形式に統一するのが望ましいので、データの入力規則 を使って「0:00～23:59以外は入力できないようにする」設定が有効です。

Excelで勤怠管理表を作成した後の 基本的な運用方法 と 拡張方法 を紹介します。

Excel勤怠管理表の基本的な使い方は、日々の勤務時間を決まったエリアに入力 するだけです。基本情報、基本設定項目は、事前に記入しておきましょう。

今回作成した勤怠管理表は、1ヶ月単位の表になっています。このExcelブック（ファイル）を複数作成して、数ヶ月分以上のデータが存在する場合には、Power Queryを使って集計することができます。

次のような処理の自動化が可能です。

Excelで勤怠管理表を作成する主なメリットは、次のとおりです。

» Excel使用のメリットについて詳しく知る

Excelには 苦手な作業や明確な限界 もあります。デメリットを理解したうえで、必要に応じて早めに専門ツールへの移行を検討することも重要です。

Excelで勤怠管理表を作成する主なデメリットは、次のとおりです。

» Excel使用のデメリットについて詳しく知る

Excelで作った勤怠管理表では、時刻を手入力 するため、誤入力や入力セルのズレといったヒューマンエラーが起こりやすくなります。「実際とは異なった時刻を入力してしまう」「入力すべきセルからずれた位置に入力してしまう」といったミスが起きる可能性がぬぐい切れません。

対策として、ショートカットの活用や、条件付き書式による視覚的なチェックが有効です。

Excelブック（ファイル）は編集が自由な反面、誰でも書き換えが簡単にできるため、過去の記録を不正に、あるいは誤って書き換えてしまうリスクがあります。

運用方法を工夫することで、対策も可能です。

自作した勤怠管理表では、数式の不具合修正や法改正に伴うロジック変更などの対応をすべて自力で行う必要があるため、管理工数が増大します。法的に正しい計算を行うための専門知識も求められます。

Excel勤怠管理表を作成した だけだけ では、「法定の 出勤簿」として認められないケースが多いです。原則として、タイムカードやICカード、PCの使用ログなどの 客観的記録との併用 が求められます。

» 【参考】労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

管理者が直接確認（現認）して記録する方法もありますが、とくに従業員数が多い場合は非常に手間がかかり、現実的ではありません。

Excel勤怠管理表の弱点を補うための代表的な対処法を紹介します。

勤怠管理表において、ショートカットキーによる時刻入力や、入力値を色・形で視覚的に表現する仕組みを取り入れることで、「① 入力ミス」のリスクを低減できます。

運用のルールを工夫することで、「② データの改ざんが容易」という課題への対策が可能です。

勤怠管理に特化した「勤怠管理システム」を導入することで、Excelによる運用で生じていた すべてのデメリット（①～④）を一括に解消できます 。

勤怠管理システム導入のメリットとしては以下があります。

Excelで勤怠管理を行う際は、テーブル機能を活用すること が最大のポイントです。テーブル機能で使える構造化参照によって数式の可読性が上がり、メンテナンス性の向上に繋がります。

小規模な組織において、低コストで柔軟に構築できるExcel管理表は非常に有効な選択肢です。