脱エクセルでの移行先の選び方を解説！【代替ツールの分類比較】
- 「脱Excelを視野に入れているが、
移行先となるツールがわからない。 」 - 「Excelの代替ツールの選び方が知りたい。
」 - 「移行した場合、
どんなメリットがあるのか知りたい。 」
このように悩んでいる方は多いのではないでしょうか。
実は、
この記事では、
化学物質規制など新たな社内対応が必要になった際、
バックオフィス業務の効率化を考えている中小企業の方は、
結論｜目的別オススメ移行先
脱Excelをする場合の、
| 目的 | オススメの移行先 | 代表ツール例 |
|---|---|---|
| 経理・会計 | 専用業務SaaS（経理特化） | freee会計、 |
| 勤怠管理 | 専用業務SaaS（勤怠特化） | freee人事労務、 |
| 顧客管理 | 専用業務SaaS（顧客管理特化） | Salesforce、 |
| 情報・ナレッジの社内共有 | ノーコード/ローコード業務アプリ（情報共有特化） | Notion、 |
| 業務プロセスの管理・自動化 | ノーコード/ローコード業務アプリ（アプリ開発特化） | kintone、 |
活Excel（併用、
「脱Excel」
Excelと他のツールを うまく組み合わせて使い続ける「活Excel」
「脱Excel」
脱Excelと活Excelの違いをざっくりと整理すると、
| 内容 | |
|---|---|
| 脱Excel | 代替ツールに 完全に乗り換える |
| 活Excel | Excelを使いつつ、 |
たとえば、
「社内の申請業務だけ kintone に移行し、
「RPAによってExcelと別アプリを連携し、
活Excelのメリット
活Excelには、
-
導入コストを抑えられる
新しいツールへの完全移行には、
初期費用・教育コスト・移行作業など多くの手間とお金がかかります。
活Excelの場合、これらのコストを必要とせずスモールスタートが可能です。 -
カスタマイズ性が高い
関数や Power Query 、
マクロ/VBAのように、
Excelには独自にカスタマイズできる機能が標準搭載されています。
「こんな機能があったらな」「この動作をちょっとだけいじりたい」 と思うようなことにも対応しやすいのが強みです。 -
特定のベンダーに依存しすぎない
クラウドサービスはサービス終了や値上げのリスクが伴います。
Excel（Microsoft）をベースに置くことで、 他社サービスへの依存度を下げ、 リスクを低減できます。
「脱」
「脱Excel」
まずは「どの業務に課題があるのか」
代替ツールの種類と比較
脱Excelの移行先となる Excelの代替ツール には、
- A. 専用業務SaaS
- B. ノーコード/ローコード業務アプリ
- B-1. 情報共有特化型
- B-2. アプリ開発特化型
- C. 本格DB/自社システム
Excelの代替ツール候補は数多く存在するため、
SaaSとは
SaaS（サース/サーズ）
従来のようにローカル（自社のパソコン）
ソフトをインストールする必要がなく、
上記の専用業務SaaSやノーコード/ローコード業務アプリはこれに該当します。
SaaSを使う主なメリットは以下の通りです。
- 契約後すぐに使い始められる（インストール・初期設定が不要）
- アップデートが自動で反映される（法改正への対応なども含む）
- Web環境があればどこからでもアクセスできる（リモートワークや複数拠点での共有に強い）
※ SaaSと似た言葉に iPaaS（アイパース）
複数のSaaSアプリ同士をつなぐ「橋渡し役」
（例：ZapierやMake）
A. 専用業務SaaS
特定の業務に特化して作られた、
法改正やトレンドの変化にはベンダー側が自動で対応 してくれるため、
専門知識が必要な業務ほど恩恵を受けやすいです。
一方で、
他のシステムとの連携が限られる場合もあります。
「会計ソフトを導入したら、
【向いているケース】
- 会計・給与計算・勤怠管理など、
法律や社会のルールに基づく定型業務 - 自社独自のやり方に固執せず、
世の中の標準的なやり方に合わせたい場合
B. ノーコード/ローコード業務アプリ
ノーコード/ローコード業務アプリ は、
主に以下の2種類に分けられます。
- B-1. 情報共有特化型 ： 「情報・ナレッジの共有と整理」
を主な目的としたツール - B-2. アプリ開発特化型 ：「業務自動化、
構造化データの蓄積」 を主な目的としたツール
アプリ開発特化型では「業務アプリ作成ツール」
B-1. 情報共有特化型
情報共有特化型のノーコード/ローコード業務アプリは、
文章・画像・動画など、
ドキュメント作成やExcelの延長線上で使えるため教育コストが低く、
現場に浸透しやすいのが強みです。
自由度が高い分、
イメージとしては、
【向いているケース】
- 社内Wiki・ナレッジベースを構築したい場合
- プロジェクト管理、
議事録、 マニュアルなどの情報を体系的に整理したい場合 - テキストや画像など、
多様な形式のデータを一元管理したい場合
B-2. アプリ開発特化型
アプリ開発特化型のノーコード/ローコード業務アプリは、
データの入力形式を厳格に決められる ため入力ミスや漏れを防ぎやすく、
承認フローや申請ワークフローなどの業務の流れをシステム化できます。
ただし、
シンプルな設計を心がけることが大切です。
ノーコード/ローコードなので、
【向いているケース】
- 受注管理・在庫管理・稟議申請など、
決まった手順で進む業務 - Excelの関数やマクロ/VBAが複雑化して、
属人化・ブラックボックス化している場合 - IT部門に頼らず、
現場主導でDXを推進したい組織
補足｜「入力タイプ」
同じノーコードアプリでも、
| 入力タイプ | 特徴 | データ単位のイメージ |
|---|---|---|
| フォーム型 | 事前に用意したフォームにデータを入力する | 1フォーム＝1件のデータ |
| スプレッドシート型 | 表のセルにデータを入力する | 1行＝1件のデータ |
| ドキュメント型 | 文章の中に表を挿入してデータを管理する。 | 1ページ＝1データ or 表の1行 = 1データ |
アプリ開発特化型には フォーム型 、
C. 本格データベース / 自社システム
本格データベース / 自社システム は、
制限なしのフルカスタマイズが可能 で、
ただし、
基本的には大企業向けの選択肢です。
【向いているケース】
- システム自体が自社サービスの核になる場合（予約サイト、
独自の解析アルゴリズムなど） - 扱うデータ量が膨大（数十万行以上）
で、 SaaSの制限に収まらない場合
3種類の比較まとめ
専用業務SaaS、
| A. 専用業務SaaS | B-1. ノーコード/ローコード業務アプリ（情報共有特化） | B-2. ノーコード/ローコード業務アプリ（アプリ開発特化） | C. 本格DB/自社システム | |
|---|---|---|---|---|
| 代表ツール | freee、 | Notion、 | kintone、 | SQL Server、 |
| 主な目的 | 特定業務の標準化・効率化 | ナレッジ蓄積・情報の見える化 | 業務プロセスの自動化・データの蓄積 | 独自システムの構築・大規模処理 |
| 導入コスト | 低 | 低〜中 | 中 | 高 |
| カスタマイズ性 | △ | ○ | ○ | ◎ |
| 業務自動化 | ◎ | △ | ◎ | |
| データの信頼性 | △〜○ |
データの信頼性とは「データベースとしての厳格さ」
簡易フロー：どのツールを選べばいい？
3種類のツール選びで大まかに判断するためのフローは次の通りです。
まずは自社の業務課題を整理し、
オススメの代替ツール
カテゴリ別にオススメのツールを紹介します。
A. 専用業務SaaS
専用業務SaaSは、
- 経理ツール
- 勤怠管理ツール
- 顧客管理（CRM）
ツール
経理ツール
経理ツールは、
経理業務は、
法律に関わるルールが多い領域です。
主要な経理SaaSはいずれもこれらの法令に対応しており、
法改正のたびに自分でシステムを修正する手間が生じません。
| サービス名 | 主な特徴・強み | オススメの人 / 組織 |
|---|---|---|
| freee会計 | - 家計簿感覚の 直感的でわかりやすい操作性 - AIによる高い 自動仕訳精度 | - 新設法人や小規模事業者 （1〜5名） - 経理知識が少ない初心者 |
| マネーフォワード クラウド会計 | - 給与や勤怠などシリーズ間の 連携力が非常に強力 - 経営分析レポート が充実 | - 従業員10名以上の中規模企業 - データを経営判断に活かしたい企業 |
| 弥生会計 オンライン | - 伝統的な帳簿形式で 信頼性と安定感 がある - 月額料金が比較的安い | - 既存の弥生ユーザー - 正確な記帳を重視する製造業や建設業 |
勤怠管理ツール
勤怠管理は法定帳簿の1つである「出勤簿」
勤怠管理ツールを選ぶ際は、
自社の就業規則（丸め処理や深夜またぎなど）
既存の給与ソフトとAPI連携ができるか も、
| サービス名 | 主な特徴・強み | オススメの人 / 組織 |
|---|---|---|
| freee人事労務 | - freeeシリーズとの連携 が強力（勤怠データをそのまま給与計算に反映、 - 打刻状況のリアルタイム共有ができる - 従業員への不備の自動通知機能あり | - freee会計を既に利用している企業 - 勤怠・給与・会計でデータ連携したいスタートアップ・中小企業 |
| KING OF TIME | - 市場シェアNo.1 の実績 - 非常に高いカスタマイズ性 - 打刻方法のバリエーション が豊富（生体認証、 | - 企業独自の複雑な集計ルールが多い企業 - 拠点数・従業員数が多い現場 - 指紋や顔認証などで確実な本人確認を求める企業 |
| ジョブカン勤怠管理 | - 自社の状況に合わせて機能をカスタマイズして利用 できる柔軟な料金体系 - 業界特有のニーズ（医療業界向けの「様式9」 - 操作が比較的簡単 | - 必要な機能だけを選んでコストを抑えたい企業 - 複雑なシフト管理が必要な業種 - ITに不慣れな従業員が多い現場 |
顧客管理（CRM）
顧客管理（CRM：Customer Relationship Management）
「江戸時代の商人は、
営業担当者が直感的に使えるUI・UXかどうか と、
既存の会計ソフト等と連携できるか の2点がポイントです。
機能の多さだけで選ばないようにしましょう。
| サービス名 | 主な特徴・強み | オススメの人 / 組織 |
|---|---|---|
| Salesforce (Sales Cloud) | - 世界・国内シェアトップ の導入実績（15万社超） - 営業・サービス・マーケティングデータを一元化 - 売上向上に役立つ強力な機能（AIによる売上予測やリード管理） | - 世界基準のノウハウ・高度な分析機能を活用したい企業 - 事業規模に応じた拡張を計画している企業（中小・スタートアップ向けプランあり） |
| HubSpot CRM | - 無料で利用可 （100万件までのコンタクト管理や取引のトラッキング） - 外部ツール（メールやカレンダー等） - 直感的に使える操作性 | - コストを抑えて導入したい企業 - マーケティング・営業・サポートの情報をシームレスに連携させたいチーム |
| esm (eセールスマネージャー) | - 定着率95％ を誇る国産ツール - 専任チームによる伴走型の定着サポートあり - スピーディーな導入（約2.5ヶ月） - 各種ワークフローやビジネスチャットとのAPI連携も豊富 | - システムの定着を最重視する企業 - ITに不慣れな営業現場 - 手厚い導入支援やオンボーディングを求める組織 |
B. ノーコード/ローコード業務アプリ
自社独自の情報管理や業務フローの効率化には、
| ツール名 【特化タイプ】 | 主な特徴 | オススメの人/組織 |
|---|---|---|
| Notion 【情報共有】 | - ドキュメント・Wiki・データベースを統合 したもの - ページ中にデータベースを埋め込む 「ドキュメント・ファースト」 | - ナレッジ共有やWiki構築 を主目的とするチーム - 柔軟に情報を整理したいクリエイティブ職 |
| Googleスプレッドシート 【情報共有】 | - 代表的なクラウドスプレッドシート - 導入ハードルが低い - 共同編集やデータの受け渡しが容易 | - 表計算ベースで 手軽にデータ共有・管理をしたい個人 / 中小企業 - データの即時共有を求める人 |
| Airtable 【中間】 | - スプレッドシートの操作感を持つデータベース - 厳格なデータ構造（データ・ファースト） - 強力な連携・自動化機能を備える | - 複雑なデータ管理 （CRM、 - 構造化されたプロセスを好む現場 |
| Coda 【中間】 | - 「ドキュメントの中にアプリを作る」 - アクション数式やボタン を使ったデータの直接操作、 | - 自動化やインタラクティブな内部ツール を構築したいテック系チーム - 高度な計算が必要な業務 |
| kintone 【アプリ開発】 | - 国内SaaSの代表格 - 人事・労務・経理などの バックオフィスの業務効率化 に強い - 現場主導のデジタル化（市民開発） | - 日本のビジネス習慣 に合わせて、 |
| AppSheet 【アプリ開発】 | - Googleのノーコードプラットフォーム - クラウド上で安全なアプリケーション構築が可能 - 使用者やデータの拡張性も高い | - Googleのクラウド環境を活かしたい人 - 現場の課題を自ら解決したい開発者 |
ノーコード/ローコード業務アプリの中でも、
- Notion
- Googleスプレッドシート
- kintone
Notion：ドキュメントとナレッジの統合管理
Notionはドキュメントとデータベースをひとつのツールにまとめた
Notionのデータベースは表、
【主な特徴】
- 自由なドキュメント作成： ブロックベースの直感的な操作で、
メモ・マニュアル・議事録を体系的に整理できる - 非構造化データの管理： 画像・動画・デザインデータなど、
形式の異なるデータを一元管理するのに適している - 高い検索性と整理： ページを階層構造で管理でき、
ナレッジの蓄積やWiki作成に強みを持つ - 同時編集： 複数人がリアルタイムでドキュメントを編集できる
【こんな人 / 組織にオススメ】
- 社内WikiやナレッジベースをExcelのシートで管理していた組織
- プロジェクトの仕様書・タスク・ドキュメントを一箇所に集約したいチーム
- クリエイティブな作業やアイデア共有が多い職場
- 日々のタスクとプロジェクトノートを整理したいフリーランス・個人事業主
Googleスプレッドシート：リアルタイム共同編集と高度な数値集計
Google Workspaceの一部であるスプレッドシートは、
GmailやGoogleカレンダーのようなGoogleのサービスとの連携にも強い点は魅力です。
【主な特徴】
- 強力な計算・分析機能： 豊富な関数・ピボットテーブル・グラフ機能で、
大規模なデータ処理にも対応できます - リアルタイムの共同編集： 複数人での同時作業が安定して動作し、
「ファイルの上書き問題」 が解消されます - Google連携の強さ： Gmail・Googleカレンダー・Googleドライブとネイティブに連携でき、
日常業務のフローに組み込みやすいです
【こんな人 / 組織にオススメ】
- 売上集計、
統計分析、 予算管理など、 数値処理が中心の業務を行う人 - 既にGoogle Workspaceを導入しており、
メールやカレンダーと密に連携したい組織 - 頻繁にデータの同時更新が必要なチーム
kintone：業務プロセスの管理とビジネスアプリ開発
kintoneは、
「Excelで管理していた受注フローをkintoneに移したら、
【主な特徴】
- 業務プロセスの見える化： ワークフロー（承認プロセス）
やステータス管理の機能が充実しており、 業務の流れをシステム化できます - 構造化データの管理： 顧客情報・在庫データ・案件管理など、
決まった形式のデータを蓄積・一元管理するのに適しています - 高いセキュリティ： IPアドレス制限・ログイン端末の制限・詳細なアクセス権限設定など、
ビジネス利用を前提としたセキュリティ機能を備えています - 拡張性： プラグインやAPIを使って、
標準機能を超えた部分も柔軟にカスタマイズできます
【こんな人 / 組織にオススメ】
- 煩雑な業務フローをシステム化したい中小企業や部署
- 顧客管理や案件管理など、
部門横断的なデータ管理を効率化したい組織 - 機密性の高いデータを扱うため、
厳格なアクセス制御を必要とするチーム
ツール選びのチェックポイント
どのツールを試す場合にも共通して確認しておきたいポイントをまとめます。
【導入前に確認すること】
- 課題解決に必要な機能が使えるか
- ライセンス料・利用料などの導入コストは予算内に収まるか
- 使いたい時期までに導入が完了できるか
- 試用期間（無料トライアル期間）
があるか - サービス終了のリスクは小さいか（以下が目安になる）
- サービスの運用実績・歴史
- 導入実績や利用企業数
【試用期間中に確認すること】
- 求めていた機能が問題なく動作するか
- 操作性に問題はないか （教育コストが大きくならないか）
- Excelからの乗り換えはスムーズにできそうか（Excelファイルの一括読み込み機能の有無など）
ツールのスペックや詳細な機能比較は、
脱Excelの進め方
脱Excelを成功させるには、
- 課題の洗い出し ：今のExcel運用のどこに困っているかを言語化する
- ツールの候補選定 ：課題を解決できるツールを2〜3つ絞り込む
- お試し運用 ：無料トライアルを活用し、
実際の業務で使い心地を確かめる - 採否の決定 ：試用結果をもとに本格導入するツールを一本に絞る
- ツールの移行 ：一部の業務・チームから段階的に切り替える
各ステップの詳しい進め方は、
» 脱Excelの進め方・手順解説
なぜ脱Excel？
「脱Excel」
- ① アプリとしての限界
複数人での同時編集や、他のシステムとのデータ連携が苦手です。
リモートワークの普及により、この弱点が表面化しやすくなっています。 - ② カスタマイズによるリスク
関数やマクロを使い込むほど、担当者しか触れない ブラックボックス化・属人化 が生じがちです。
引き継ぎや法改正対応のたびに、大きな工数が発生します。
Excelの問題点と限界については、
» Excelの限界を徹底解説
脱Excelで得られるメリット
代替ツールに移行し脱Excelすることで、
-
① ツールの限界を超える：業務効率化・ミスの削減
クラウド型のツールに移行することで、
複数人がリアルタイムで同じデータを参照・編集 できるようになります。
「最新版はどれ？」「誰かが上書きしてしまった」 といったトラブルがなくなり、
確認作業や修正対応にかかる時間を大幅に削減できます。
専用業務SaaSであれば、法改正への対応も自動的に反映される点が安心です。 -
② カスタマイズのリスクを解消：属人化・ブラックボックス化の防止
専用業務SaaSは業務に必要な機能があらかじめ整備されているため、
複雑な関数やマクロ/VBAを自作する必要がありません。
ノーコード/ローコード業務アプリ も基本機能が充実しているだけでなく、
アプリ開発を行う場合でもExcelと比べて難易度が低いため、
担当者が変わっても業務が止まらない、引き継ぎしやすい環境を作りやすくなります。
ただし、
「どの弱点を解消したいのか」
まとめ
この記事では、
移行先のツールは、
- A. 専用業務SaaS ：経理・勤怠・顧客管理など、
特定業務に特化したツール - B. ノーコード/ローコード業務アプリ ：情報共有や業務自動化に使える汎用ツール
- C. 本格DB/自社システム ：大企業向けのフルカスタム開発
ツールを選ぶときに大切なのは、
「脱Excel」
Excelと他のツールを組み合わせて使い続ける 「活Excel」
特に移行コストを抑えたい中小企業には現実的な方法です。
「まずは申請フローだけkintoneに移行して、
「完全移行か、
各ツールのスペックや詳細な機能については、