エクセル (Excel) での 「データ入力」「データ保管」「データ抽出・集計」作業は、VBA を使わずに効率化できます。

コピペや手打ちによる手作業での転記をしていて、以下のような問題が生じたことはありませんか？

• データの入力ミス、入力漏れ、表記ゆれが発生する。
• 異なるファイル間でデータの矛盾が生じる。
• 繰り返しの転記作業でストレスが溜まる。

また、データの移動・抽出に手間が生じることで、以下の問題も生じます。

• データが散乱し、活用できていない。
• データから必要な情報を取得する、見やすい形にするのに時間がかかる。

これらの問題は、エクセルに標準搭載された機能を使うことで、ほぼ解決できます。 次のように、更新ボタン1つで他の場所からのデータを一括で取得できるため、データの転記の手間を大幅に減らすことができ、データの活用も容易になります。

本記事では、このような仕組みの作り方・活用方法の説明をします。 これにより、コピペ作業が減り、データが管理・利用しやすくなり、作業時間を大幅に削減できるはずです。

「データ入力」「データ保管」「データ抽出・集計」作業に関して、 「同時に複数人でデータを 入力 すること」はエクセルだけでは基本的に実現できません ※1 （データの 抽出 は複数人でも可能）。

10人程度までであれば、Accessと組み合わせることで、複数人での同時使用も可能になります。 それ以上の人数での同時使用を可能にするには、SQL Server / データベースサーバーまたは専用ツールを導入する必要があります。

「データ入力」「データ保管」「データ抽出・集計」を効率的に行うには、 エクセルの標準機能を組み合わせます。

根幹となる仕組みは次の 2 点です。

• テーブルを介してデータのやりとりする。
• ピボットテーブルで一括出力する。

この仕組みを使用したシステムを作成し、利用することで、作業を効率化できます。

システムは大まかに2種類のタイプに分類できます。 作成するシステム全体が

• 「1ファイルで完結」するものと、
• 「複数ファイルで構成」されるものです。

難易度、必要知識の量は
『1 ファイル完結タイプ＜複数ファイル構成タイプ』です。 以降で、この2タイプについて説明します。

このタイプは 「データ保管場所」と「データ使用場所」が、1ファイルの中にまとまっているものです。 テーブルにデータを保管し、特定のセルやピボットテーブルなどでデータを使用します。

• 構成： 1ファイル内のテーブルデータを利用。テーブルが複数の場合は結合する。
• 使用エクセル機能： テーブル、データモデル（パワーピボット機能）、ピボットテーブル
• 例： 在庫管理表、家計簿など。

データモデル機能を使用しますが、必要最低限の操作のみで十分です。

このタイプは 「データ保管場所」と「データ使用場所」が、複数ファイル間にまたがっているものです。 複数ファイルのデータを1か所に集約する、またはその逆で、1か所にあるデータを他のファイルで利用します。

• 構成：
  • 複数ファイルのテーブルデータを結合し利用。
  • または1つのテーブルデータを、他の複数ファイルで利用。
• 使用機能：
  • テーブル、データモデル（パワーピボット機能）, ピボットテーブル,
  • テンプレート, パワークエリ
• 例： 書類管理、定形業務書類の作成

1ファイル完結タイプで使用するエクセル機能に加え、パワークエリを使用します。 パワークエリは、必要最低限の操作のみで十分です。

エクセルのみでも、 多くの「データ入力」「データ保管」「データ抽出・集計」作業を効率化できます。 しかし、 使用するファイル数・同時使用人数の「規模」が大きくなる場合には、他のツールの使用を検討する必要 がでてきます。

「規模」ごとに、エクセルで対応可能な範囲を示すと次のテーブルのようになります。

• ※1：編集中に他者が参照元のデータを新しくした場合、そのデータを反映させるのに1クリックが必要。 そのため完全なリアルタイム更新ではない。 ただし分単位での自動更新設定は可能。
• ※2：ツールによっては、不可能または制限あり。

エクセル（または他との組合せ）を使用する場合は、 使用するファイル数・同時使用人数の 「規模」が大きくなるに従って、必要とするエクセル機能の数が増えます。 AccessやSQL Serverの使用は、学習コストがそれなりに発生しますが、 エクセルだけであれば、学習コストはそれほど高くありません。

エクセルとその他の組合せでは、厳密なリアルタイム更新はできませんが、 更新ボタンの1クリックで更新できるため、それほど大きなデメリットとは言えません。 エクセルを使用した方法での大きな欠点は、 繰り返しになりますが、 「複数人での編集が不可能 or 限定的」であること でしょう （複数人によるデータ読み取りは可能）。

他のエクセル使用の欠点としては、

• データ容量に限界がある (約100万行)。
• 大容量データ (数万行程度) では速度が低下する。
• 属人化が生じる。
• その他、細かい点で繰り返しの手作業が発生する。

などがありますが、データの分割、ドキュメント（設計書やマニュアル）の共有、VBAの使用等でカバーできます。

「データ入力」「データ保管」「データ抽出・集計」の作業は、エクセル（VBAなし）だけでも効率的に行えるシステムが構築できます。 これにより、転記作業は大幅に減り、データを活用しやすくなります。

根幹となる 基本的な仕組みは次の 2 点 です。

• テーブルを介してデータをやりとりする。
• ピボットテーブルで一括出力する。

これらの機能＋αで、 極小規模の「1 ファイル完結」タイプと、小～中規模の「複数ファイル構成」タイプのシステムが作成できます。

エクセルだけでは「複数人での同時編集」が難しいですが （データ読み取りは可能）、 それ以外の欠点は工夫次第でカバーでき、 業務で十分に活用できるはずです。